انتقال اطلاعات از نرم افزار حسابداری قدیمی به نرم افزار حسابداری ابری
انتقال اطلاعات از نرم افزار حسابداری قدیمی به ابری یعنی شروع از صفر نیست. چه داده‌ای منتقل میشود، چه کنترل‌هایی لازم است و کاریاحساب چطور کمک می‌کند.
- ۱۲ دقیقه مطالعه
- آخرین به‌روزرسانی: ۱۱ آبان ۱۴۰۵
- ما را در گوگل بیشتر ببینید
پاسخ کوتاه
همه‌ی پرسش‌های متداولآیا میتوان اطلاعات نرم افزار حسابداری قدیمی را به نرم افزار ابری منتقل کرد؟
بله، اگر نرمافزار ابری مقصد امکان مهاجرت داده داشته باشد. کاریاحساب امکان بارگذاری فایل خروجی یا بکاپ نرمافزار قبلی و خواندن اطلاعات آن برای انتقال را فراهم کرده است.
عوض کردن نرمافزار حسابداری روی کاغذ ساده است: یک نرمافزار تازه انتخاب می‌کنید، اطلاعات را وارد می‌کنید و کار ادامه پیدا می‌کند. اما برای کسی که ماه‌ها یا سال‌ها با یک سیستم کار کرده، ماجرا این‌قدر روان نیست. سند، طرف‌حساب، کالا، ماندهی حساب‌ها، کدینگ و سوابقی که طی سال‌ها روی هم جمع شده‌اند بخش مهمی از دارایی اطلاعاتی کسب‌وکارند. برای همین اولین سؤالی که هنگام تغییر مطرح میشود معمولاً این است: انتقال اطلاعات از نرم افزار حسابداری قبلی چطور انجام میشود و چه بر سرشان می‌آید؟
در روش‌های سنتی، مهاجرت به نرمافزار جدید ممکن است یعنی گرفتن چند فایل، تبدیل داده، ورود اکسل، اصلاح کدینگ و حتی ثبت دوبارهی بخشی از اطلاعات. همین باعث شده بعضی کسب‌وکارها با وجود نارضایتی، سال‌ها تغییر را عقب بیندازند. در کاریاحساب این مسیر طور دیگری طراحی شده: از نرمافزار قبلی فایل خروجی یا بکاپ می‌گیرید، در کاریاحساب بارگذاری می‌کنید و اطلاعات قبلی برای انتقال خوانده میشود؛ یعنی لازم نیست همهچیز را از صفر تعریف کنید.
پاسخ کوتاه: بله، اطلاعات نرمافزار حسابداری قبلی قابل انتقال است. در کاریاحساب از نرمافزار قدیمی فایل خروجی یا بکاپ می‌گیرید و آن را بارگذاری می‌کنید تا اطلاعاتش خوانده و برای انتقال آماده شود. تغییر نرمافزار لازم نیست به معنی از دست رفتن سابقه یا شروع حسابداری از صفر باشد؛ فقط بعد از انتقال حتماً تراز و ماندهها را با سیستم قبلی تطبیق بدهید.
چرا انتقال اطلاعات مهم‌ترین بخش تغییر نرمافزار حسابداری است؟
شرکتی را در نظر بگیرید که چند سال با یک نرمافزار کار کرده: صدها مشتری و تأمین‌کننده، هزاران سند و اطلاعات فراوان از خرید، فروش، کالا و حساب‌ها. اگر نرمافزار جدید راه مناسبی برای انتقال نداشته باشد، کسب‌وکار عملاً یک پروژه‌ی جداگانه‌ی مهاجرت داده در پیش دارد. معمولاً چند راه هست:
- ثبت دوبارهی دستی اطلاعات
- انتقال با چند فایل اکسل مختلف
- استفاده از ابزارهای تبدیل داده
- سپردن تبدیل اطلاعات به تیم فنی
- نگه داشتن نرمافزار قدیمی فقط برای دیدن سوابق
- شروع نرمافزار جدید تنها با ماندههای ابتدای دوره
هرکدام زمان‌بر است و احتمال مغایرت را بالا می‌برد. برای همین موقع خرید نرمافزار جدید فقط به قابلیت‌های آینده‌اش نگاه نکنید؛ بپرسید اطلاعاتی که تا امروز ثبت کرده‌ایم چطور وارد آن می‌شوند. این سؤال گاهی از ده‌ها قابلیت جانبی مهم‌تر است.
در انتقال اطلاعات از نرم افزار حسابداری قبلی چه چیزهایی باید منتقل شود؟
فهرست هر کسب‌وکار فرق می‌کند، ولی بخش مهمی از داده‌های زیر تقریباً همیشه برای ادامه‌ی کار لازم است. جدول زیر نشان می‌دهد هرکدام چرا اهمیت دارد و بعد از انتقال چه چیزی را باید کنترل کرد.
| داده | چرا مهم است | بعد از انتقال چه چیزی را ببینید |
|---|---|---|
| کدینگ حساب‌ها (گروه، کل، معین، تفصیلی) | پایه‌ی گزارشهای مالی است؛ اگر درست نیاید، گزارشهای بعدی با ساختار قبلی مجموعه نمی‌خواند | درخت حساب‌ها و تعداد حسابهای هر سطح |
| اسناد حسابداری | تاریخ، شماره، شرح، بدهکار و بستانکار برای بررسی سوابق و گزارش‌گیری لازم‌اند | تعداد اسناد و چند سند تصادفی |
| طرف‌حساب‌ها | مشتری و تأمین‌کننده طی سال‌ها ساخته می‌شوند و تعریف دوبارهی صدها نفر زمان زیادی می‌برد | تعداد اشخاص و ماندهی آن‌ها |
| کالاها و خدمات | نام، کد و اطلاعات مرتبط برای فروش و انبار لازم است | تعداد اقلام و کدها |
| ماندهی حساب‌ها | ماندهی درست در نقطه‌ی شروع نرمافزار جدید روی تراز دوره‌ی تازه اثر مستقیم دارد | تراز آزمایشی و ماندهی بانک و صندوق |
به همین دلیل انتقال اطلاعات حسابداری کپی کردن چند فایل نیست؛ دادهها باید طوری وارد سیستم جدید شوند که رابطه‌ی منطقی بینشان حفظ شود. اگر هم نرمافزار قبلی‌تان به سامانه مودیان وصل بوده و می‌خواهید بدانید با فاکتورهای ارسالی چه میشود، مهاجرت به نرم افزار جدید سامانه مودیان جداگانه به آن پرداخته است.
انتقال اطلاعات در کاریاحساب چطور انجام میشود؟
یکی از قابلیت‌هایی که برای راحت‌تر شدن مهاجرت در کاریاحساب پیشبینی شده، خواندن فایل خروجی یا بکاپ نرمافزار حسابداری قبلی است. مسیر کلی این است:
- 1.از نرمافزار حسابداری فعلی نسخهی پشتیبان یا فایل خروجی بگیرید.
- 2.فایل را در بخش مربوط به انتقال اطلاعات کاریاحساب بارگذاری کنید.
- 3.کاریاحساب اطلاعات فایل را می‌خواند تا داده‌های قابل انتقال مشخص شوند؛ بعد از بررسی، دادهها به محیط جدید می‌روند.
اینکه دقیقاً چه بخش‌هایی از فایل شما قابل خواندن است، به نرمافزار مبدأ و ساختار فایل بستگی دارد. قبل از خرید، فایل واقعی خودتان را به پشتیبانی نشان بدهید و پیش‌نمایش انتقال را ببینید.
این قابلیت قرار نیست فقط برای کاربران یک نرمافزار مشهور باشد. ممکن است سیستم قبلی‌تان یک نرمافزار شناخته‌شده یا یک برنامه‌ی قدیمی و اختصاصی باشد؛ هدف این است که مسیر مهاجرت کوتاه شود و وابستگی به نرمافزار قبلی مانع انتخاب سیستم بهتر نشود. با پشتیبان‌گیری خود کاریاحساب هم نباید اشتباهش کرد؛ آن بحث جداست و در درس پشتیبان‌گیری و بازگردانی آمده، از جمله اینکه بازگردانی بکاپ خود نرمافزار اطلاعات را جایگزین می‌کند و ادغام نمی‌کند.
دیگر لازم نیست فقط به‌خاطر اطلاعات قبلی در نرمافزار نامناسب بمانید
در بسیاری از شرکت‌ها همه می‌دانند نرمافزار فعلی دیگر جواب نمی‌دهد، ولی هیچ‌کس مسئولیت عوض کردنش را نمی‌پذیرد. دلیلش قابل فهم است: مدیر مالی نگران چند سال اطلاعات است، حسابدار نگران اسناد و مانده‌هاست و مدیر مجموعه نمی‌خواهد وسط کار جاری، پروژه‌ی طولانی استقرار شروع شود. آخرش همه به یک جمله می‌رسند: «فعلاً همین را ادامه بدهیم.» و این «فعلاً» گاهی چند سال طول می‌کشد.
وقتی بتوانید خروجی یا بکاپ سیستم قبلی را وارد نرمافزار جدید کنید، حجم اطلاعات گذشته دلیل محکمی برای ماندن در یک سیستم نامناسب نیست.
انتقال اطلاعات از نرم افزار حسابداری: مستقیم یا دستی؟
فرض کنید شرکتی هزاران سند و تعداد زیادی مشتری، تأمین‌کننده و کالا دارد. در روش دستی باید بخشی از اطلاعات در اکسل آماده شود، ستون‌ها با ساختار نرمافزار جدید هماهنگ شوند، داده وارد شود و بعد مغایرت‌ها بررسی شود؛ شاید برای هر نوع داده فایل جدا لازم باشد. بعضی اطلاعات هم ساختاری ندارند که با یک کپی و پیست معمولی جابه‌جا شوند. اکسل برای ورود و خروج گروهی داده هنوز ابزار خوبی است و کاریاحساب هم ورود و خروج با اکسل را ارائه می‌دهد، ولی برای مهاجرت کامل، فایل خروجی یا بکاپ اطلاعات ساختاری بیشتری می‌دهد.
| موضوع | روش سنتی | انتقال از بکاپ یا خروجی |
|---|---|---|
| آماده‌سازی | معمولاً چند فایل و چند مرحله | گرفتن فایل از نرمافزار قبلی |
| ورود اطلاعات | دستی یا چندمرحله‌ای | بارگذاری فایل در کاریاحساب |
| احتمال خطای انسانی | بیشتر | ورود دوبارهی دستی کمتر میشود |
| تعریف دوبارهی اطلاعات | در بسیاری از روش‌ها لازم است | بخش قابل انتقال خوانده میشود |
| زمان مهاجرت | وابسته به حجم داده و روش تبدیل | فرایند ساده‌تر و متمرکزتر |
اگر نرمافزار حسابداری قبلی‌ام قدیمی باشد چه؟
قدیمی بودن نرمافزار لزوماً به معنی بلااستفاده بودن اطلاعاتتان نیست. نکته‌ی اصلی این است که بتوانید از آن فایل خروجی یا نسخهی پشتیبان بگیرید. به‌جای اینکه خودتان ساختار پایگاه داده‌ی نرمافزار قدیمی را بشناسید، فایل را در اختیار سیستم جدید می‌گذارید تا بررسی شود. یکی از گروه‌هایی که بیشترین سود را از این روش می‌برند همین کاربران‌اند: کسانی که به امکانات جدید نیاز دارند ولی نمی‌خواهند سوابق چندساله‌شان را کنار بگذارند.
برای تغییر نرمافزار باید تا ابتدای سال مالی صبر کرد؟
ابتدای سال مالی معمولاً زمان مناسبی است، چون حجم اطلاعات جاری کمتر است و میشود نقطه‌ی شروع روشنی تعریف کرد؛ اما قانون قطعی نیست. اگر انتقال اطلاعات قبلی ممکن باشد، مهاجرت وسط سال مالی هم شدنی است، به این شرط که بعد از انتقال اطلاعات کنترل شوند و ماندهی حسابهای اصلی، اسناد و داده‌های مهم با نرمافزار قبلی تطبیق داده شود. به‌جای اینکه بپرسید «باید تا سال بعد صبر کنیم؟» بپرسید نرمافزار جدید برای انتقال داده‌های فعلی‌مان چه روشی دارد. اگر قصد دارید دوره‌ی مالی را هم از اول مرتب کنید، درس‌های واحد اقتصادی و سال مالی و عملیات شروع و پایان سال نرمافزار کمک می‌کنند.
پیش از انتقال اطلاعات حسابداری چه کارهایی انجام بدهیم؟
ساده شدن مهاجرت مزیت بزرگی است، اما اطلاعات مالی حساس‌اند و چند کنترل ساده لازم دارند. اول یک نسخهی پشتیبان نهایی از نرمافزار قدیمی بگیرید و در جای امنی نگه دارید. بعد گزارشهای مهم، مثل تراز آزمایشی، ماندهی اشخاص و ماندهی بانک و صندوق را از نرمافزار قدیمی بیرون بکشید. این‌ها جای انتقال داده را نمی‌گیرند؛ مرجع کنترل‌اند تا بعد از مهاجرت وضعیت سیستم جدید را با آخرین وضعیت سیستم قبلی مقایسه کنید. یک تاریخ مشخص هم برای مهاجرت تعیین کنید، چون ثبت هم‌زمان در دو نرمافزار سردرگمی می‌آورد.
بعد از انتقال چه چیزهایی را کنترل کنیم؟
مهاجرت وقتی تمام است که مطمئن شوید دادهها درست‌اند، نه وقتی که فایل بارگذاری شده است. این موارد را حداقل ببینید:
- تراز بدهکار و بستانکار
- ماندهی حسابهای کلیدی
- ماندهی مشتری‌ها و تأمین‌کننده‌ها
- تعداد و اطلاعات اسناد مهم
- اطلاعات کالاها و خدمات
- حسابهای بانکی و صندوق‌ها
- اطلاعات ابتدای دوره
- چند گزارش مالی منتخب؛ نمونه‌اش گزارشهای آماده‌ی کاریاحساب
اگر حجم اطلاعات زیاد است لازم نیست تک‌تک رکوردها را دستی وارسی کنید؛ تطبیق گزارشهای کنترلی معمولاً سریع‌ترین راه برای اطمینان از سلامت مهاجرت است. برای شناخت بهتر ساختار سند هم نمونه سند حسابداری می‌تواند مرجع خوبی باشد.
چرا مهاجرت به نرمافزار حسابداری ابری ارزش دارد؟
موضوع فقط عوض شدن اسم نرمافزار نیست. بسیاری از کسب‌وکارها وقتی به فکر مهاجرت می‌افتند که محدودیت‌های سیستم قبلی روی کار روزمره اثر گذاشته: دسترسی فقط از یک سیستم مشخص، مشکل دورکاری، هماهنگی سخت اطلاعات بین کاربران یا دردسر نگه‌داری زیرساخت و نسخه‌های مختلف برنامه. نرم افزار حسابداری ابری این مدل را عوض می‌کند: اطلاعات در یک محیط مرکزی است و کاربران مجاز از دستگاه‌ها و مکان‌های مختلف به همان داده می‌رسند. برای همین مهاجرت به حسابداری ابری معمولاً فقط تغییر نرمافزار نیست؛ تغییر در شیوه‌ی انجام کار مالی مجموعه است.
اگر هنوز با مفهوم آشنا نیستید حسابداری ابری چیست؟ را بخوانید و مزایا و معایب را در نرمافزار ابری؛ صفر تا صد انتخاب ببینید. تعریف عمومی این فناوری هم در رایانش ابری ویکی‌پدیا آمده است.
برای انتخاب بین ابری و نصبی هم ابری یا ویندوزی؟ و حسابداری ابری یا نصبی؟ را کنار هم بخوانید و درباره‌ی امنیت داده‌هایتان امنیت، بکاپ و دسترسی در حسابداری ابری را ببینید.
کاریاحساب دقیقاً کدام مشکل مهاجرت را حل می‌کند؟
برای بسیاری از کاربران مشکل اصلی انتخاب نرمافزار جدید نیست. شاید امکانات را دیده‌اند، نسخهی آزمایشی را امتحان کرده‌اند و از محیطش هم راضی‌اند؛ مانعی که می‌ماند یک سؤال است: «با اطلاعات نرمافزار قبلی چه کنیم؟» کاریاحساب تلاش کرده این مرحله را از یک پروژه‌ی پیچیده و جدا، به بخشی از مسیر راه‌اندازی تبدیل کند. برای شرکتی که چند سال اطلاعات مالی دارد، همین ممکن است از ده‌ها قابلیت ظاهری ارزشمندتر باشد.
مزیت انتقال اطلاعات برای حسابدار
مهاجرت راحت فقط به نفع مدیر نیست؛ حسابدار معمولاً بیشترین فشار تغییر سیستم را تحمل می‌کند. اگر انتقال ضعیف انجام شود، باید طرف‌حساب‌ها را دوباره تعریف کند، ماندهها را وارسی کند، اسناد را تطبیق بدهد و مدتی بین دو سیستم رفت‌وآمد داشته باشد. وقتی داده‌ی قبلی منظم منتقل شود، تمرکز حسابدار از «بازسازی گذشته» به ادامه‌ی کار جاری برمی‌گردد.
انتقال اطلاعات از نرم افزار حسابداری بهتر است یا شروع از صفر؟
شروع از صفر فقط در بعضی شرایط منطقی است: کسب‌وکار تازه راه افتاده، اطلاعات قبلی خیلی محدود است یا اصلاً نیازی به نگه داشتن سوابق نرمافزار قبلی نیست. برای شرکتی که مدت قابل‌توجهی فعالیت کرده، کنار گذاشتن گذشته معمولاً انتخاب خوبی نیست. سوابق حسابداری فقط برای ثبت روزمره نیستند؛ ممکن است بعداً برای بررسی حساب مشتری، کنترل یک سند قدیمی، پاسخ به حسابرس، اختلاف با تأمین‌کننده یا تحلیل دوره‌های قبل لازمشان شود. اگر سیستم جدید انتقال را ممکن می‌کند، نگه داشتن داده‌ی قبلی معمولاً مطمئن‌تر است.
چه زمانی باید نرمافزار حسابداری قدیمی را عوض کرد؟
عدد مشخصی وجود ندارد که بگوید بعد از پنج سال حتماً باید عوض کنید؛ معیار اصلی نیاز کسب‌وکار است. اگر مرتب با موارد زیر روبه‌رو می‌شوید، شاید وقت بررسی گزینه‌های جدید رسیده باشد:
- نرمافزار روی سیستم‌های جدید خوب کار نمی‌کند.
- دسترسی از بیرون شرکت سخت است.
- پشتیبانی درست دریافت نمی‌کنید.
- گزارش موردنیازتان وجود ندارد.
- اتصال به سرویس‌های جدید، مثلاً API ثبت سند و فاکتور، دشوار است.
- چند کاربر یا چند شعبه نمی‌توانند راحت با سیستم کار کنند.
- برای کارهای ساده مجبور به فرایند دستی شده‌اید.
حتی در این شرایط هم نباید عجولانه مهاجرت کرد: پیش از خرید، علاوه بر امکانات نرمافزار جدید، روش انتقال اطلاعات قبلی را حتماً بررسی کنید. برای مقایسه‌ی گزینه‌ها بهترین نرمافزار حسابداری ۱۴۰۵ و نرمافزار حسابداری ابری برای شرکت‌های کوچک کمک می‌کنند.
چه سؤال‌هایی را پیش از انتخاب نرمافزار جدید بپرسیم؟
این پرسش‌ها را از ارائه‌دهنده‌ی نرمافزار بپرسید و جواب روشن بخواهید:
- آیا اطلاعات نرمافزار فعلی من قابل انتقال است؟
- برای انتقال چه فایل یا خروجی‌ای باید تهیه کنم؟
- چه بخش‌هایی از اطلاعات قبلی منتقل می‌شوند؟
- پیش از انتقال میشود اطلاعات را بررسی کرد؟
- بعد از مهاجرت صحت ماندهها چطور کنترل میشود؟
- لازم است اطلاعات را دستی دوباره وارد کنم؟
- اگر نرمافزار قبلی من قدیمی یا کم‌شناخته باشد چه میشود؟
- بعد از انتقال امکان مراجعه به سوابق قبلی هست؟
- اگر مغایرتی پیدا شد، روش اصلاحش چیست؟
جواب روشن به این سؤال‌ها جلوی دردسرهای زیادی را بعد از خرید می‌گیرد. اگر می‌خواهید قیمت و شرایط را هم کنار آن ببینید، تعرفه نرم افزار کاریاحساب و صفحه‌ی تماس در دسترس‌اند.
جمع‌بندی: تغییر نرمافزار حسابداری یعنی از دست دادن گذشته نیست
سال‌ها قبل یکی از سخت‌ترین بخش‌های تغییر نرمافزار حسابداری همین جابه‌جایی اطلاعات بود؛ شرکت‌ها گاهی مجبور بودند داده را با فایل‌های متعدد جابه‌جا کنند، بخشی را دوباره وارد کنند یا نرمافزار قبلی را سال‌ها فقط برای دیدن سوابق نگه دارند. امروز این مسیر می‌تواند خیلی ساده‌تر باشد. در کاریاحساب فایل نرمافزار قبلی را تهیه می‌کنید، بارگذاری می‌کنید و اطلاعات برای انتقال خوانده میشود.
پس اگر فقط به این دلیل نرمافزار فعلی‌تان را عوض نمی‌کنید که چند سال اطلاعات داخلش دارید، این موضوع را دوباره بسنجید. مهاجرت به یک نرمافزار حسابداری ابری لزوماً شروع از صفر نیست؛ هدف این است که اطلاعاتی که طی سال‌ها ساخته‌اید همراه شما بیاید تا به‌جای صرف وقت برای بازسازی گذشته، کار را از همان‌جا که بود ادامه بدهید.
سؤالات متداول
برای انتقال اطلاعات به کاریاحساب باید همهچیز را دوباره وارد کنیم؟
خیر. هدف این قابلیت این است که نیاز به ورود دوبارهی دستی اطلاعات قبلی تا حد ممکن حذف شود. فایل خروجی یا بکاپ سیستم قبلی بارگذاری و اطلاعاتش بررسی میشود.
اگر نرم افزار حسابداری قبلی من متفاوت یا کم‌شناخته باشد، مهاجرت ممکن است؟
قابلیت مهاجرت کاریاحساب به یک برند خاص محدود نشده است. فایل خروجی یا بکاپ سیستم قبلی در اختیار کاریاحساب قرار می‌گیرد تا ساختار اطلاعات بررسی شود؛ برای اطمینان، فایل خودتان را پیش از خرید به پشتیبانی نشان بدهید.
با تغییر نرم افزار حسابداری اطلاعات قبلی از بین میرود؟
نباید از بین برود. پیش از مهاجرت یک نسخهی پشتیبان نهایی از سیستم قبلی نگه دارید و بعد از انتقال، گزارشها و ماندههای اصلی را تطبیق بدهید.
بهترین زمان تغییر نرم افزار حسابداری ابتدای سال مالی است؟
ابتدای سال مالی زمان مناسبی است ولی الزام نیست. اگر نرمافزار جدید انتقال اطلاعات را ممکن کند، مهاجرت در طول سال هم شدنی است، به شرط کنترل دادهها و ماندهها بعد از انتقال.
چطور از صحت اطلاعات بعد از انتقال مطمئن شویم؟
از نرمافزار قدیمی گزارشهای کنترلی بگیرید و با سیستم جدید مقایسه کنید. تراز آزمایشی، ماندهی اشخاص، بانک، صندوق و بقیهی حسابهای مهم معیارهای خوبی برای سنجش صحت انتقالاند.
مهم‌ترین نکته پیش از خرید نرم افزار حسابداری جدید چیست؟
علاوه بر امکانات، قیمت و پشتیبانی، روش انتقال اطلاعات قبلی را حتماً بررسی کنید. نرم‌افزاری که امکانات خوبی دارد ولی مهاجرت داده به آن دشوار است، می‌تواند هزینه و زمان زیادی به کسب‌وکار تحمیل کند.
آیا برای انتقال اطلاعات باید اول همهچیز را به اکسل تبدیل کنیم؟
الزاماً نه. در کاریاحساب امکان استفاده از خروجی یا بکاپ نرمافزار قبلی برای خواندن و انتقال اطلاعات پیشبینی شده، پس مهاجرت فقط به وارد کردن دستی چند فایل اکسل محدود نیست.
نظرات
هنوز نظری ثبت نشده است. اولین نفر باشید.
اظهارنامه و سامانه مودیان را به دفتری بسپارید که خودش مرتب می‌ماند.
کاریا حساب صورتحساب را از دل همان سندی می‌سازد که ثبت کرده‌اید و خودش می‌فرستد. راه‌اندازی صفر تا صد رایگان است.