نرمافزار ابری ، همه چیز را ساده و تحت کنترل شما میکند. تصور کنید هر فایلی ، هر پروژه و هر ایدهای که دارید ، از هر دستگاه و در هر زمان ، در دسترس باشد. دیگر نگران گم شدن اطلاعات هماهنگی تیم یا پیچیدگیهای مدیریتی نیستید. همه چیز یکجا ، امن و سریع آماده استفاده است.
با نرمافزار ابری ، کارهای روزمره شما سریعتر پیش میرود ، تیم شما بهتر هماهنگ میشود و میتوانید روی چیزهای مهمتر تمرکز کنید . حتی اگر اعضای تیم شما در نقاط مختلف دنیا باشند ، همه میتوانند هم زمان روی همان پروژه کار کنند بدون سردرگمی و اتلاف وقت.
امنیت و آرامش خاطر همیشگی ، یکی دیگر از مزایای آن است. فایلها و اطلاعات شما با پیشرفتهترین سیستمها محافظت میشوند ، بدون نیاز به نگرانی درباره ویروس ، خرابی سیستم یا اشتباهات انسانی.
این یعنی آزادی واقعی : از لپ تاپ ، موبایل یا تبلت، هرجا و هر زمان به کارتان دسترسی دارید ، بدون محدودیت. هزینهها کاهش مییابد ، زمان صرفه جویی میشود و کارآمدی شما چند برابر میشود.
دوستان گرامی در ادامه همراه ما باشید تا بیشتر در مورد نرمافزار ابری صحبت کنیم.
نرمافزار ابری چیست؟
نرمافزار ابری به نرمافزاری گفته میشود که برای استفاده از آن نیازی به نصب روی کامپیوتر یا سرور داخل شرکت ندارید و همه چیز از طریق اینترنت در اختیار شما قرار میگیرد. یعنی برنامه در یک بستر آنلاین اجرا میشود و شما فقط با ورود به حساب کاربریتان از آن استفاده میکنید همینطور هیچ فضایی از کامپیوتر یا گوشی شما را نمیگیرد.
به بیان سادهتر ؛ درگذشت نرمافزارها را روی ویندوز نصب میکردیم و اطلاعات داخل همان سیستم ذخیره میشد. اما در مدل ابری ، نه برنامه داخل کامپیوتر شماست و نه اطلاعاتتان به یک دستگاه خاص وابسته است. همه چیز روی سرور امن اینترنتی نگهداری میشود و شما از هر جایی میتوانید به آن متصل شوید.
در کل نرمافزار ابری یعنی اجرای برنامه در اینترنت به جای اجرای آن روی سیستم شخصی شما.
یک مثال واقعی برای درک بهتر:
فرض کنید برای مدیریت مالی کسب و کارتان از یک نرمافزار حسابداری آنلاین مانند کار یا حساب استفاده میکنید.
در این حالت:
- لازم نیست نرمافزار را روی چند کامپیوتر نصب کنید.
- اطلاعات حسابداری شما داخل هارد سیستم ذخیره نمیشود.
- میتوانید با موبایل ، لپ تاپ یا هر دستگاه متصل به اینترنت وارد شوید.
- مدیر و حسابدار همزمان به یک نسخه مشترک از اطلاعات دسترسی دارند.
حتی اگر سیستم شرکت خاموش باشد یا لپ تاپ شما آسیب ببیند ، اطلاعات مالی شما همچنان محفوظ میماند ؛ چون روی زیرساخت آنلاین ذخیره شده است ، نه روی دستگاه شخصی.
تعریف کاربردی و ساده برای صاحبان کسب و کارها :
نرمافزار ابری در واقع یک روش جدید ارائه خدمات نرمافزاری است که در آن :
- پردازش دادهها در فضای اینترنت انجام میشود
- اطلاعات به صورت آنلاین ذخیره میشود
- کاربران از طریق مرورگر به سیستم دسترسی دارند
- به روز رسانیها بدون نیاز به اقدام کاربر انجام میشود
این یعنی شما درگیر نصب ، انتقال فایل ، هماهنگ سازی نسخههای نگرانی بابت خرابی سیستم نخواهید داشت. در مدل سنتی ، اگر کامپیوتر اصلی شرکت دچار مشکل میشد ، کل مراحل کاری مختل میشد. اما در مدل ابری ،چون اطلاعات در یک بستر آنلاین مستقل از دستگاه ذخیره میشود ، کار شما متوقف نمیشود.
چرا به آن ابری گفته میشود؟
واژه ( ابر) اشاره به همان زیر ساخت اینترنتی دارد که اطلاعاتها در آن نگهداری میشود. وقتی میگوییم نرمافزار ابری ، یعنی برنامه روی یک فضای آنلاین اجرا میشود که از طریق اینترنت قابل دسترسی است ، نه روی یک سختافزار مشخص در محل شرکت.
تفاوت نرمافزار ابری با نرمافزارهای ویندوزی:
۱- محل اجرای نرمافزار:
در نرمافزار ویندوزی ، برنامه روی یک کامپیوتر یا سرور داخلی نصب میشود.
اما در نرمافزار ابری ، برنامه روی سرورهای اینترنتی اجرا میشود و فقط به آن متصل میشوید.
۲- محل ذخیره اطلاعات:
در مدل نصب شده یا ویندوزی ، اطلاعات داخل همان سیستم ذخیره میشود. اگر سیستم آسیب ببیند ، دادهها هم در خطر هستند.
در مدل ابری ، اطلاعات روی زیرساخت آنلاین امن نگهداری میشود و به دستگاه خاصی وابسته نیست.
۳- دسترسی:
نرمافزار ویندوزی معمولاً محدود به همان مکانی است که روی آن نصب شده است.
اما نرمافزار ابری از هرجا با اینترنت قابل استفاده است ؛ چه در شرکت باشید چه در خانه یا سفر.
۴- نصب و به روز رسانی:
در نرمافزارهای ویندوزی باید نسخه جدید نصب شود و گاهی هماهنگ سازی چند سیستم دردسرساز میشود.
در نرمافزار ابری ، همه کاربران همیشه از آخرین نسخه استفاده میکنند ، بدون اینکه کاری انجام دهند.
۵- وابستگی به سختافزار:
مدل ویندوزی به سیستم و سختافزار وابسته است. مدل اولی به اینترنت وابسته است ، نه به یک کامپیوتر خاص.
مزایای نرمافزار ابری :
۱- دسترسی آسان از هر مکان و دستگاه:
با نرمافزار ابری ، میتوانید از هر نقطه جهان و با هر دستگاهی به اطلاعات خود دسترسی داشته باشید . موبایل ، تبلت یا لپ تاپ فرقی نمیکند ؛ تنها نیاز به اینترنت دارید .
مثال: یک مدیر فروش میتوانند از خانه یا در سفر ، گزارشهای روزانه فروش را مشاهده و تغییرات لازم را اعمال کنید.
۲- راحتی استفاده و کاربرپسندی :
نرمافزار ابری طراحی ساده و کاربرپسندی دارد. کاربران بدون تجربه فنی میتواند سریع با سیستم کار کنند و نیازی به آموزش طولانی نیست.
مثال : یک کارمند تازه استخدام شده میتواند بدون نیاز به آموزش پیچیده ، فاکتورها را ثبت و تراکنشها را مدیریت کند.
۳- کاهش هزینههای سختافزاری و نگهداری:
دیگر نیازی به خرید سرور یا تجهیزات پیچیده نیست. ارائه دهنده نرمافزار زیرساختها و نگهداری را مدیریت میکند و شما تنها اشتراک نرمافزار را پرداخت میکنید.
مثال: یک شرکت کوچک با استفاده از نرمافزار کاریا حساب توانست هزینه خرید سرور و نگهداری آن را صرفهجویی کند.
۴- مقیاس پذیری سریع و انعطاف پذیری:
با رشد کسب و کار ، میتوانید تعداد کاربران و فضای نرمافزار را افزایش دهید بدون محدودیت سخت افزاری. امکانات جدید نیز به سرعت اضافه میشوند.
مثال: یک فروشگاه زنجیرهای میتواند شعبه جدید را بدون خرید سرور اضافی به سیستم متصل کند.
۵- به روز رسانی خودکار و نگهداری آسان:
نرمافزارهای ابری همیشه آخرین نسخه را ارائه میدهند و فرایند آپدیت خودکار است. نیازی به نصب دستی یا نگرانی درباره نسخههای قدیمی نیست.
مثال: نرمافزار کاریا حساب به صورت خودکار ویژگیهای جدید مالیاتی و گزارش دهی را اضافه میکند.
۶- امنیت بالا و حفاظت از دادهها:
تمام دادهها رمزگذاری شده و روزانه نسخه پشتیبان تهیه میشود. این باعث میشود خطر از دست رفتن یا سرقت اطلاعات به حداقل برسد.
مثال : اگر لپ تاپ یا کارمند دزدیده شود ، اطلاعات مالی شرکت در فضای ابری امن باقی میماند.
۷- همکاری تیمی و اشتراک گذاری ساده:
اعضای تیم میتوانند همزمان وارد سیستم شوند و تغییرات را در لحظه مشاهده کنند ، که هماهنگی و تصمیم گیری را سریعتر میکند.
مثال: تیم حسابداری و مدیر شعبه میتوانند همزمان تراکنشها را ثبت و بررسی کنند و دیگر نیازی به ارسال فایلهای اکسل نیست .
۸- تحلیل و گزارشهای دقیق بلادرنگ:
نرمافزار ابری دادهها را لحظهای پردازش میکند و امکان تهیه گزارشهای مدیریتی و مالی دقیق را در هر زمان فراهم میآورد.
مثال: مدیر رستوران میتواند بعد از پایان هر شیفت ، گزارش فروش و موجودی انبار را مشاهده کند و برای روز بعد برنامهریزی کند.
۹- راحتی مقیاسبندی و گسترش کسب و کار:
سیستم ابری امکان افزایش تعداد کاربران و فضای ذخیرهسازی را بدون تغییر سخت افزار یا نصب نرمافزار جدید فراهم میکند.
مثال: یک فروشگاه آنلاین میتواند همزمان چندین کاربر اضافه کند تا سفارشات سریعتر پردازش شود.
۱۰- یکپارچگی کامل سیستمها:
نرمافزار ابری میتواند بخشهای مختلف کسب و کار را به صورت یکپارچه مدیریت کند ، از حسابداری و فروش تا مدیریت مشتری و انبار. این یک پارچه خطا را کاهش و بهرهوری را افزایش میدهد.
مثال: در یک رستوران ، نرمافزار کاریا حساب میتواند سفارش آنلاین ، موجودی انبار و حسابداری را همزمان مدیریت کند و مدیر بدون بررسی چند نرمافزار ، تصویر کامل کسب و کار را داشته باشد.
معایب نرمافزار ابری:
۱- وابسته به اینترنت و سرعت شبکه:
یکی از اصلیترین نکات نرمافزارهای ابری ، نیاز آنها به اتصال اینترنت است. اگر سرعت سبکی کم باشد یا دسترسی به اینترنت محدود شود ، عملکرد نرمافزار ممکن است کمی کند شود و دسترسی بلادرنگ به دادهها به تعویق بیفتد.
مثال : یک فروشگاه رستورانی که از نرمافزار ابری استفاده میکند ، اگر اینترنت ضعیف باشد ، مشاهده گزارش فروش و ثبت سفارش آنلاین ممکن است با تاخیر انجام شود. با این حال اکثر ارائه دهندگان نرمافزارهای ابری امکان ذخیره موقت دادهها و همگام سازی آنها پس از بازگشت اینترنت را دارند تا کسب و کار متوقف نشود.
۲- محدودیتهای اتصال در شرایط خاص:
در بعضی مناطق دور افتاده یا مکانهایی که اینترنت پایدار ندارند ، دسترسی به نرمافزارهای ابری ممکن است چالش برانگیز باشد. این موضوع بیشتر به زیر ساخت شبکه مربوط است تا به خود نرمافزار.
مثال : اگر یک شعبه فروشگاه در منطقهای با اینترنت ضعیف فعالیت کند ، ممکن است لازم باشد از راهکارهای پشتیبان آفلاین ا نرمافزار ترکیبی استفاده کند. این راهکار به شما کمک میکنند که حتی در شرایط محدودیت شبکه ، دادهها ثبت و بعداً همگام سازی شوند.
نرمافزار ابری یا ویندوزی کدام مناسب شماست:
راستش انتخاب نرمافزار حسابداری چیزی نیست که بشود با یک جمله گفت: «این از همه بهتر است» هر کسب و کاری شرایط خودش را دارد. تعداد نیروها ، نوع کار ، بودجه ، حتی سبک مدیریت شما روی این تصمیم اثر میگذارد. بیایید خیلی ساده و بیتکلف بررسی کنیم چه انتخابی برای چه شرایطی منطقیتر است.
اگر کسب و کار کوچکی دارید یا تازه شروع کردهاید ، معمولا وقت و انرژی برای درگیر شدن با سرور و مسائل فنی ندارید. احتمالاً میخواهید سریع وارد سیستم شوید ، فروش را ثبت کنید و گزارش بگیرید.
اگر فروشگاه اینترنتی دارید یا تیمتان دورکاری است ، نرمافزار حسابداری ابری کارتان را راحتتر میکند. از هرجا با اینترنت وارد میشوید و لازم نیست نگران نصب ، به روز رسانی یا بکاپ گرفتن باشید.
حالا اگر شرکت بزرگتری دارید و داخل مجموعه شبکه و سرور راهاندازی شده ، داستان فرق میکند. بعضی مدیران ترجیح میدهند اطلاعات مالی فقط روی سیستمهای داخلی ذخیره شود. اگر تیم IT دارید که از سرورها نگهداری میکند ، نرمافزار ویندوزی میتواند انتخاب قابل قبولی باشد و با ساختار داخلی شرکت هماهنگتر کار کند.
برای شرکتهای پخش که چند کاربر و چند شعبه دارند ، هماهنگی خیلی مهم است. اینکه همه همزمان اطلاعات یکسان و به روز ببینند ، جلوی اشتباهات مالی را میگیرد. در این شرایط معمولاً سیستم ابری دردسر کمتری دارد چون همه از هر شعبه به اطلاعات مشترک دسترسی دارند.
در شرکتهای خدماتی هم معمولاً نیروها داخل دفتر ثابت نیستند. پروژه بیرون دارند و مدام در رفت و آمدند. دسترسی آنلاین کمک میکند بدون برگشتن به شرکت ، وضعیت مالی یا گزارشها را بررسی کنند.
اگر فروشگاه آنلاین دارید ، موضوع کمی حساستر است. فروشگاه لحظهای سبز میشن و موجودی انبار باید دقیق باشد. تاخیر با خطای کوچک میتواند دردسر درست کند. یک نرمافزار حسابداری ابری که فروش و انبار را به هم وصل کند ، کار را سادهتر و دقیقتر پیش میبرد.
در شرکتهای تولیدی بیشتر از هر چیز هماهنگی با سیستمهای دیگر مهم است. اگرERP و سرور داخلی دارید ، نرمافزار ویندوزی ممکن است هماهنگی بیشتری ایجاد کند . اما اگر زیرساخت قوی ندارید ا نمیخواهید هزینه نگهداری بالا بدهید ، نسخه ابری انعطاف پذیرتر است.
در نهایت انتخاب درست یعنی سیستمی را بردارید که با کار شما جور باشد ، نه اینکه شما مدام مجبور شوید با محدودیتهای نرمافزار کنار بیایید. قبل از تصمیم گرفتن ، خیلی ساده نیازهای واقعیتان را بنویسید ؛ چند کاربر دارید؟ از کجاها باید دسترسی باشد؟ چقدر رشد در پیش دارید؟ جواب همین سوالها مسیر انتخاب را روشن میکند.
البته توصیه میکنم قبل از تهیه نرمافزار با مشاوران ما تماس بگیرید تا با توجه به نوع کسب و کارتان شما را راهنمایی کنند.
بیشتر مطالعه کنید :
بهترین خدمات حسابداری (سود، رشد کسب و کار )
خدمات مالی و مالیاتی چیست ؟ انواع خدمات ، وظایف و اهمیت آن برای کسب و کار ها
آموزش حسابداری مالی : اصول پایه ، استانداردها و نحوه تهیه صورتهای مالی
دستگاه کارتخوان متصل به سامانه مودیان ؛ تجربه نوین در ثبت فاکتور و مالیات
جمعبندی و نکات کاربردی:
نرمافزار ابری یعنی دیگر مجبور نیستید نرمافزارها و اطلاعات خود را روی یک کامپیوتر خاص یا سرور داخلی ذخیره کنید. همه چیز روی اینترنت اجرا میشود و شما میتوانید از هر دستگاه و هر مکانی به دادهها دسترسی داشته باشید.
این آزادی باعث میشود تیم شما هماهنگتر کار کند ، اشتباهات نسخه کاهش پیدا کند و نگرانی درباره نصب یا به روز رسانی نرمافزار از بین برود. زیرا نرمافزارهای ابری طبق آخرین قوانین مالیاتی به روز رسانی میشوند و نصب و راهاندازی صفر تا صد با تیم پشتیبانی است ،همینطور اگر با مشکل کوچکی روبرو شوید تیم پشتیبانی در کمترین زمان حل خواهد کرد.
استفاده از سیستم ابری یعنی تمرکز روی رشد کسب و کار و تصمیم گیری هوشمندانه ، نه صرفاً مدیریت فایلها و سرورها. وقتی تیم شما همزمان روی یک پروژه کار میکند و اطلاعات لحظهای به روز رسانی میشود ، سرعت تصمیم گیری و بهرهوری به شکل چشمگیری افزایش پیدا میکند.
نکات کلیدی که هر کسب و کاری باید بداند:
- دسترسی آسان هر جا و هر زمان: با ابری بودن نرمافزار ، حتی اگر دفتر کاریتان بسته باشد یا اعضای تیم دور کار باشند ، همه میتوانند روی یک نسخه واحد کار کنند.
- رشد بدون محدودیت: اضافه کردن کاربر ، شعبه ظرفیت بیشتر بدون خرید سرور و تجهیزات جدید امکانپذیر است و سیستم با کسب و کار شما بزرگ میشود.
- امنیت و آرامش خاطر: دادهها رمزگذاری شده و همیشه نسخه پشتیبان دارند. این امنیت معمولا از آنچه یک سیستم محلی ارائه میدهد بیشتر است.
- تمرکز روی کار مهم: نرمافزار ابری به روز رسانی و نگهداری را خودش انجام میدهد ، پس زمان و انرژی شما صرف مدیریت مسائل فنی نمیشود.
- هماهنگی تیمی واقعی: همه تغییرات لحظهای ثبت میشوند و تیم بدون سردرگمی تصمیم میگیرد و کارها سریعتر پیش میرود.
سوالات متداول:
۱- اگر اینترنت قطع شود چه؟
سیستمهای حرفهای ابری امکان ذخیره موقت و همگام سازی بعد از اتصال را دارند ، پس کسب و کار شما متوقف نمیشود.
۲- امنیت اطلاعات چطور تضمین میشود؟
سرورهای ابری حرفهای با رمزگذاری ، بکاپ روزانه و محافظت چند لایه امنتر از اکثر سیستمهای محلی هستند.
۳- آیا برای کسب و کار کوچک هم مناسب است؟
بله ، چون هزینه و پیچیدگی نگهداری سرور را حذف میکند و راهاندازی سریع و ساده دارد.
۴ـ میتوان بعداً سیستم را تغییر داد؟
انتقال داده ممکن است ، اما بهتر است از ابتدا سیستمی انتخاب شود که با رشد کسب و کار شما هماهنگ باشد.
۵- کدام آینده دار تر است ؟
اگر قصد رشد ، شعبه جدید یا تیم دورکاری دارید،سیستم ابری انعطاف پذیرتر و عملیتر است.