آیا نرم افزار حسابداری ابری امن است؟ بررسی امنیت، بکاپ و دسترسی اطلاعات

وقتی صحبت از انتقال اطلاعات حسابداری به فضای ابری می‌شود، اولین نگرانی بسیاری از مدیران و حسابداران نه قیمت نرم‌افزار است و نه امکانات آن؛ سؤال اصلی این است: «اگر اطلاعات مالی شرکت روی اینترنت باشد، آیا واقعاً امن است؟»

در واقع، مقایسه درست این نیست که بگوییم «ابری امن است یا ناامن؟» بلکه باید بپرسیم اطلاعات مالی در کدام ساختار بهتر محافظت می‌شوند: یک کامپیوتر یا سرور داخل شرکت که نگهداری آن بر عهده خود مجموعه است، یا زیرساخت ابری که توسط یک ارائه‌دهنده تخصصی مدیریت می‌شود؟

امنیت نرم افزار حسابداری ابری یعنی چه؟

اطلاعات حسابداری جزو حساس‌ترین اطلاعات هر کسب‌وکار هستند. میزان فروش، موجودی حساب‌های بانکی، بدهی و طلب مشتریان، حقوق کارکنان، فاکتورها، گردش حساب‌ها و گزارش سود و زیان همگی اطلاعاتی هستند که دسترسی غیرمجاز به آنها می‌تواند مشکل‌ساز شود.

بزرگ‌نماییامنیت نرم افزار حسابداری ابری یعنی چه؟

به همین دلیل یک نرم افزار حسابداری ابری مناسب باید چند لایه امنیتی داشته باشد.

نبود هرکدام از این موارد می‌تواند بخشی از امنیت سیستم را تضعیف کند.

بزرگ‌نماییاقدامات امنیتی مهم برای حسابداری ابری

اطلاعات حسابداری در فضای ابری کجا ذخیره می‌شود؟

در نرم افزار حسابداری سنتی، معمولاً دیتابیس روی کامپیوتر حسابدار یا یک سرور داخل شرکت قرار دارد. اگر آن کامپیوتر آسیب ببیند، هارد خراب شود، سیستم آلوده به باج‌افزار شود یا بکاپ مناسبی وجود نداشته باشد، اطلاعات ممکن است در معرض خطر قرار بگیرند.

در نرم افزار حسابداری ابری، اطلاعات روی زیرساخت سرور ارائه‌دهنده نگهداری می‌شود و کاربر از طریق اینترنت و مرورگر یا اپلیکیشن به آن متصل می‌شود.

برای مثال، در نسخه ابری کاریاحساب دفاتر مالی روی زیرساخت کاریاحساب نگهداری می‌شوند و کاربران بدون نیاز به خرید یا مدیریت سرور می‌توانند از طریق وب و دستگاه‌های مختلف به اطلاعات خود دسترسی داشته باشند. صفحه رسمی کاریاحساب همچنین به رمزگذاری اطلاعات، HTTPS، بکاپ روزانه و مدیریت سطح دسترسی کاربران اشاره می‌کند.

این تفاوت ساختاری یکی از مهم‌ترین دلایلی است که امنیت نرم افزارهای ابری را باید متفاوت از برنامه‌های حسابداری سنتی بررسی کرد.

رمزگذاری اطلاعات در نرم افزار حسابداری ابری چه اهمیتی دارد؟

رمزگذاری یا Encryption یکی از اصلی‌ترین لایه‌های محافظت از اطلاعات است. به زبان ساده، رمزگذاری باعث می‌شود اطلاعات در قالبی نگهداری یا منتقل شوند که بدون مجوز مناسب قابل استفاده نباشند.

دو بخش اهمیت بیشتری دارند: رمزگذاری هنگام انتقال اطلاعات یعنی زمانی که کاربر اطلاعات را از مرورگر یا اپلیکیشن برای سرور ارسال می‌کند، ارتباط باید امن باشد. استفاده از HTTPS یکی از روش‌های استاندارد برای حفاظت از این ارتباط است.

حفاظت از اطلاعات ذخیره‌شده نیز اهمیت زیادی دارد. اطلاعات مالی نباید به شکلی نگهداری شوند که دسترسی غیرمجاز به زیرساخت به معنی دسترسی ساده به محتوای آنها باشد.

NIST نیز رمزگذاری داده‌های حساس هنگام ذخیره و انتقال را یکی از اقدامات مهم محافظت از اطلاعات معرفی می‌کند.

آیا HTTPS یعنی نرم افزار کاملاً امن است؟

خیر. دیدن علامت قفل مرورگر و HTTPS نکته مثبتی است، اما امنیت یک نرم افزار را نمی‌توان فقط با HTTPS سنجید.

HTTPS از ارتباط میان دستگاه شما و سرور محافظت می‌کند. اما اگر رمز عبور کاربر بسیار ساده باشد، سطح دسترسی‌ها اشتباه تعریف شده باشد یا شخصی به لپ‌تاپ حسابدار دسترسی پیدا کند، HTTPS به‌تنهایی جلوی این اتفاقات را نمی‌گیرد.

بکاپ در نرم افزار حسابداری ابری چگونه انجام می‌شود؟

برای بسیاری از کسب‌وکارها، موضوع بکاپ حتی از حملات سایبری هم مهم‌تر است.

بزرگ‌نماییبکاپ در نرم افزار حسابداری ابری چگونه انجام می‌شود؟

فرض کنید اطلاعات مالی چند سال شرکت فقط روی یک کامپیوتر نگهداری شده باشد. خرابی هارد، ویروس، باج‌افزار، سرقت لپ‌تاپ یا حتی یک اشتباه انسانی ممکن است باعث از بین رفتن بخشی از اطلاعات شود.

در نرم افزارهای حسابداری نصبی، تهیه نسخه پشتیبان معمولاً بر عهده خود کاربر یا واحد IT است. در نتیجه اگر بکاپ‌گیری فراموش شود یا نسخه‌های پشتیبان در همان کامپیوتر نگهداری شوند، ریسک همچنان باقی می‌ماند.

در یک سیستم ابری مناسب، بکاپ باید به‌صورت منظم و خودکار انجام شود. CISA نیز توصیه می‌کند از اطلاعات مهم به شکل منظم نسخه پشتیبان تهیه شود و نسخه‌های پشتیبان به گونه‌ای نگهداری شوند که در صورت بروز حمله یا خرابی سیستم اصلی قابل بازیابی باشند.

کاریاحساب در صفحه رسمی نرم افزار حسابداری ابری خود اعلام کرده است که از اطلاعات دفاتر به شکل روزانه و خودکار نسخه پشتیبان تهیه می‌شود.

اما هنگام انتخاب هر نرم افزار حسابداری، فقط جمله «بکاپ داریم» کافی نیست. مهم است بدانید بکاپ چند وقت یک‌بار انجام می‌شود و در صورت نیاز امکان بازیابی اطلاعات چگونه است.

اگر کامپیوتر حسابدار خراب شود چه اتفاقی برای اطلاعات می‌افتد؟

این یکی از تفاوت‌های مهم نرم افزار ابری و نرم افزار نصبی است.

اگر اطلاعات اصلی روی هارد همان کامپیوتر ذخیره شده باشند، خرابی دستگاه ممکن است باعث ایجاد مشکل شود؛ مگر اینکه نسخه پشتیبان سالم و به‌روز داشته باشید.

اما در مدل ابری، کامپیوتر کاربر صرفاً وسیله‌ای برای دسترسی به سیستم است و اطلاعات اصلی روی زیرساخت سرور نگهداری می‌شوند. بنابراین خراب شدن لپ‌تاپ، تعویض کامپیوتر یا حتی استفاده از یک دستگاه دیگر به معنی از دست رفتن اطلاعات حسابداری نیست.

کاربر می‌تواند با حساب کاربری مجاز خود از دستگاه دیگری وارد سیستم شود. البته همین قابلیت نشان می‌دهد چرا حفاظت از نام کاربری، رمز عبور و روش‌های ورود اهمیت زیادی دارد.

اگر لپ‌تاپ یا موبایل کاربر سرقت شود چه؟

در سیستم ابری معمولاً اطلاعات اصلی روی دستگاه کاربر ذخیره نمی‌شوند. بنابراین سرقت یا خرابی دستگاه لزوماً به معنی از بین رفتن دیتابیس حسابداری نیست.

با این حال یک خطر دیگر وجود دارد: اگر حساب کاربری روی دستگاه باز مانده باشد یا رمز عبور آن در مرورگر ذخیره شده باشد، شخص دیگری ممکن است بتواند وارد نرم افزار شود. به همین دلیل امنیت دستگاه همچنان مهم است.

دسترسی کاربران به اطلاعات حسابداری چگونه باید کنترل شود؟

یکی از مزایای مهم نرم افزار حسابداری ابری امکان استفاده هم‌زمان چند کاربر است؛ اما همین قابلیت بدون کنترل دسترسی می‌تواند به نقطه ضعف تبدیل شود.

برای مثال، مسئول فروش لزوماً نباید گزارش حقوق کارکنان را مشاهده کند. انباردار ممکن است به بخش انبار نیاز داشته باشد، اما دلیلی ندارد به تمام گزارش‌های مالی مدیریت دسترسی داشته باشد. بنابراین نرم افزار باید بتواند دسترسی هر کاربر را متناسب با وظیفه او محدود کند.

NIST کنترل دسترسی و مدیریت مجوزها را یکی از بخش‌های اساسی امنیت سرویس‌های ابری می‌داند. در کاریاحساب نیز امکان تعریف دسترسی جداگانه برای کاربران در صفحه محصول ذکر شده است.

این قابلیت برای شرکت‌هایی که چند حسابدار، فروشنده، انباردار یا مدیر مالی دارند اهمیت زیادی پیدا می‌کند.

آیا رمز عبور به‌تنهایی کافی است؟

برای سیستم‌هایی که اطلاعات حساس مالی دارند، اتکا به یک رمز عبور ساده انتخاب مناسبی نیست.

بخش قابل توجهی از نفوذ به حساب‌های آنلاین از طریق سرقت یا افشای اطلاعات ورود انجام می‌شود. حتی یک نرم افزار با زیرساخت قوی نیز نمی‌تواند رمز عبوری مانند ۱۲۳۴۵۶ را امن کند.

CISA توصیه می‌کند در سرویس‌های سازمانی، در صورت امکان از احراز هویت چندمرحله‌ای یا MFA استفاده شود. در این روش حتی اگر رمز عبور لو برود، مهاجم برای ورود به عامل دیگری نیز نیاز خواهد داشت.

بنابراین هنگام بررسی امنیت یک نرم افزار ابری، وضعیت روش‌های ورود و امنیت حساب‌های کاربری را هم بررسی کنید.

نرم افزار حسابداری ابری امن‌تر است یا ویندوزی؟

بزرگ‌نمایینرم افزار حسابداری ابری امن‌تر است یا ویندوزی؟

نمی‌توان گفت هر نرم افزار ابری الزاماً از هر نرم افزار ویندوزی امن‌تر است. کیفیت طراحی و مدیریت زیرساخت اهمیت بیشتری از عنوان «ابری» یا «ویندوزی» دارد. با این حال نوع ریسک در این دو مدل متفاوت است.

اگر می‌خواهید این مقایسه را با جزئیات بیشتر و از زاویه‌ی امکانات و هزینه هم ببینید، نرم‌افزار حسابداری ابری یا نصبی؟ و مزایا و معایب نرم‌افزار ابری؛ راهنمای صفر تا صد انتخاب را هم بخوانید.

پس سؤال مناسب‌تر این است که کسب‌وکار شما توانایی بیشتری برای محافظت از یک سرور محلی دارد یا ارائه‌دهنده نرم افزار ابری؟

یک شرکت بزرگ با تیم IT حرفه‌ای ممکن است بتواند زیرساخت داخلی بسیار امنی ایجاد کند. اما برای بسیاری از کسب‌وکارهای کوچک و متوسط، مدیریت سرور، آپدیت امنیتی، بکاپ و کنترل دسترسی کاری تخصصی و پرهزینه است.

آیا اطلاعات ابری ممکن است هک شوند؟

هیچ سیستم متصل به فناوری را نمی‌توان «صددرصد غیرقابل نفوذ» معرفی کرد. این موضوع فقط درباره فضای ابری نیست؛ کامپیوترهای شخصی، سرورهای داخلی، موبایل‌ها و شبکه‌های سازمانی هم می‌توانند هدف حمله قرار بگیرند.

نکته مهم کاهش احتمال وقوع حادثه و محدود کردن اثر آن است. یک سرویس ابری حرفه‌ای باید زیرساخت خود را به‌روز نگه دارد، دسترسی‌ها را مدیریت کند، از ارتباط امن استفاده کند و نسخه‌های پشتیبان مناسب داشته باشد.

در طرف مقابل، کاربران نیز مسئول حفاظت از رمز عبور، دستگاه‌ها و حساب‌های کاربری خود هستند. به همین دلیل امنیت فضای ابری را می‌توان یک مسئولیت مشترک میان ارائه‌دهنده نرم افزار و کاربر دانست.

آیا کارکنان شرکت ارائه‌دهنده می‌توانند اطلاعات مالی را ببینند؟

این سؤال بسیار مهمی است و هنگام خرید نرم افزار باید درباره آن شفافیت وجود داشته باشد.

ذخیره اطلاعات روی سرور ارائه‌دهنده نباید به این معنی باشد که هر کارمند آن شرکت بتواند آزادانه به اطلاعات مشتریان دسترسی داشته باشد. در یک ساختار اصولی، دسترسی‌های داخلی باید محدود، کنترل‌شده و فقط در موارد ضروری امکان‌پذیر باشند.

اصل «حداقل دسترسی لازم» یکی از اصول شناخته‌شده امنیت سایبری است؛ یعنی هر فرد فقط به اطلاعاتی دسترسی داشته باشد که برای انجام وظیفه‌اش نیاز دارد. CISA نیز محدود کردن دسترسی‌های مدیریتی بر اساس نیاز را در توصیه‌های امنیتی خود مطرح می‌کند.

هنگام خرید یک نرم افزار حساس مالی، پرسیدن درباره سیاست دسترسی داخلی ارائه‌دهنده کاملاً منطقی است.

آیا صاحب کسب‌وکار همیشه به اطلاعات خود دسترسی دارد؟

یکی از دلایل محبوبیت حسابداری ابری همین موضوع است.

در مدل سنتی ممکن است اطلاعات فقط روی کامپیوتر حسابدار شرکت باشد و مدیر برای دیدن یک گزارش مجبور شود منتظر ارسال فایل یا گزارش بماند.

در سیستم ابری، در صورت داشتن مجوز مناسب، مدیر، حسابدار یا کاربران مشخص‌شده می‌توانند از مکان‌های مختلف به همان اطلاعات مشترک دسترسی داشته باشند.

در کاریاحساب نیز نسخه ابری برای دسترسی از مرورگر و دستگاه‌های مختلف ارائه شده و امکان تعیین دسترسی جداگانه برای کاربران وجود دارد. البته دسترسی از هرجا زمانی مزیت محسوب می‌شود که دسترسی افراد به‌درستی مدیریت شده باشد.

اگر اینترنت قطع شود چه؟

این مورد یکی از محدودیت‌های واقعی نرم افزار حسابداری ابری است و نباید آن را نادیده گرفت.

برای استفاده آنلاین از نرم افزار، ارتباط اینترنتی لازم است. اگر اینترنت محل کار قطع شود، ممکن است تا زمان برقراری اتصال امکان استفاده عادی از نسخه آنلاین وجود نداشته باشد.

آیا بکاپ ابری نیاز به بکاپ دستی را کاملاً از بین می‌برد؟

نه لزوماً.

وجود بکاپ خودکار مزیت بزرگی است، اما یک کسب‌وکار حرفه‌ای بهتر است علاوه بر اتکا به سرویس‌دهنده، امکان دریافت خروجی از اطلاعات و گزارش‌های مهم خود را نیز داشته باشد.

به‌خصوص اسناد مالی، دفاتر، گزارش‌ها و اطلاعاتی که طبق مقررات باید برای سال‌های مختلف نگهداری شوند بهتر است قابلیت استخراج و بایگانی داشته باشند.

بنابراین هنگام خرید نرم افزار فقط درباره بکاپ سؤال نکنید؛ درباره امکان دریافت خروجی اطلاعات نیز سؤال کنید.

بزرگ‌ترین خطر امنیتی همیشه سرور نیست؛ گاهی خود کاربر است

تصور رایجی وجود دارد که اگر اطلاعات روی سرور قوی قرار بگیرند، دیگر مشکل امنیتی تمام شده است. در عمل بخش مهمی از امنیت به رفتار کاربران وابسته است.

ارسال رمز عبور برای همکاران، استفاده چند نفر از یک حساب کاربری، کلیک روی لینک‌های فیشینگ، ذخیره رمز روی کامپیوترهای عمومی یا باز گذاشتن نرم افزار روی سیستم مشترک می‌تواند امنیت بهترین زیرساخت‌ها را هم کاهش دهد.

برای همین تعریف حساب جداگانه برای هر کاربر اهمیت زیادی دارد. اگر پنج کارمند از یک نام کاربری مشترک استفاده کنند، بعداً تشخیص اینکه چه کسی یک سند را حذف یا ویرایش کرده بسیار سخت‌تر خواهد شد.

هنگام انتخاب نرم افزار حسابداری ابری چه موارد امنیتی را بررسی کنیم؟

پیش از خرید، این موارد را از ارائه‌دهنده نرم افزار بپرسید:

پاسخ شفاف به این سؤال‌ها معمولاً تصویر بسیار دقیق‌تری از امنیت نرم افزار می‌دهد تا عباراتی مانند «امنیت بسیار بالا» یا «صددرصد امن».

بزرگ‌نماییامنیت در حسابداری ابری

امنیت نرم افزار حسابداری ابری کاریاحساب چگونه است؟

کاریاحساب نسخه ابری نرم افزار حسابداری خود را به شکلی ارائه می‌کند که اطلاعات دفاتر روی زیرساخت کاریاحساب نگهداری شوند و کاربر بدون خرید و نگهداری سرور بتواند از طریق وب و دستگاه‌های مختلف به سیستم دسترسی داشته باشد.

طبق اطلاعات منتشرشده در صفحه رسمی نرم افزار حسابداری ابری کاریاحساب، چند قابلیت مرتبط با امنیت در این سرویس وجود دارد: رمزگذاری اطلاعات، استفاده از HTTPS، نسخه‌برداری روزانه و خودکار و امکان تعریف سطح دسترسی متفاوت برای کاربران.

وجود این قابلیت‌ها به‌خصوص برای مجموعه‌هایی اهمیت دارد که چند کاربر، چند شعبه یا حسابدار خارج از محل شرکت دارند.

به جای انتقال فایل حسابداری با فلش، پیام‌رسان، ایمیل یا روش‌های مشابه، کاربران مجاز می‌توانند به همان دفتر مشترک دسترسی داشته باشند. در نتیجه علاوه بر ساده‌تر شدن کار، احتمال ایجاد چند نسخه متفاوت از یک فایل حسابداری نیز کاهش پیدا می‌کند.

کاریاحساب همچنین نسخه‌های وب، ویندوز، اندروید و iOS را برای دسترسی به اطلاعات ارائه می‌کند.

آیا نرم افزار حسابداری ابری برای شرکت‌های کوچک امن است؟

بله؛ اندازه کسب‌وکار تعیین‌کننده امنیت نیست.

اتفاقاً یک شرکت کوچک ممکن است بیش از یک سازمان بزرگ از زیرساخت ابری مناسب سود ببرد، چون معمولاً تیم IT جداگانه، سرورهای متعدد و نیروی متخصص امنیت ندارد.

در چنین مجموعه‌ای بکاپ‌گیری خودکار و مدیریت زیرساخت توسط ارائه‌دهنده می‌تواند بخشی از مسئولیت فنی را از دوش کسب‌وکار بردارد. البته شرط آن انتخاب یک ارائه‌دهنده معتبر و رعایت اصول امنیتی توسط کاربران است.

آیا نرم افزار حسابداری ابری برای شرکت‌های چندشعبه مناسب است؟

از نظر ساختار دسترسی، یکی از کاربردهای اصلی سیستم ابری همین سناریو است.

در سیستم‌های محلی ممکن است هر شعبه فایل یا دیتابیس جداگانه‌ای داشته باشد و در پایان روز یا دوره اطلاعات با دفتر مرکزی هماهنگ شود.

در ساختار ابری، شعب مختلف می‌توانند با سطح دسترسی مشخص به یک سیستم مرکزی متصل شوند. این موضوع علاوه بر دسترسی سریع‌تر، احتمال وجود نسخه‌های متعدد و ناسازگار از اطلاعات را کاهش می‌دهد.

حسابداری ابری و خطر باج‌افزار

باج‌افزار یکی از مشکلات جدی سیستم‌هایی است که اطلاعات آنها روی کامپیوتر یا شبکه داخلی نگهداری می‌شود. اگر فایل‌های اصلی و تمام نسخه‌های بکاپ در دسترس همان سیستم آلوده باشند، ممکن است هم اطلاعات اصلی و هم بکاپ‌ها آسیب ببینند.

CISA به همین دلیل بر نگهداری بکاپ‌های قابل بازیابی و جدا از محیط عملیاتی تأکید می‌کند.

در سیستم ابری، دیتابیس اصلی معمولاً روی لپ‌تاپ کاربر قرار ندارد. این معماری می‌تواند بعضی از ریسک‌های ناشی از خرابی یا آلودگی کامپیوتر کاربر را کاهش دهد؛ هرچند امنیت حساب کاربری و زیرساخت سرویس همچنان اهمیت دارد.

پس آیا باید به حسابداری ابری اعتماد کرد؟

بهتر است به جای «اعتماد کردن به فضای ابری»، ارائه‌دهنده نرم افزار را ارزیابی کنیم. فضای ابری فقط یک مدل ارائه نرم افزار است.

یک نرم افزار ابری ضعیف می‌تواند ناامن باشد و یک سیستم ابری با طراحی مناسب می‌تواند سطح حفاظت بالایی ایجاد کند. همین موضوع درباره سیستم‌های ویندوزی نیز صادق است.

بنابراین هنگام انتخاب، چهار موضوع اهمیت ویژه‌ای دارند: حفاظت از اطلاعات، بکاپ و بازیابی، کنترل دسترسی کاربران و سابقه و پاسخ‌گویی ارائه‌دهنده.

جمع‌بندی؛ نرم افزار حسابداری ابری امن است یا نه؟

بله، نرم افزار حسابداری ابری می‌تواند برای نگهداری اطلاعات مالی کاملاً مناسب و امن باشد، به شرط آنکه امنیت در طراحی آن جدی گرفته شده باشد.

ابری بودن به خودی خود نه یک مزیت امنیتی قطعی است و نه یک تهدید. آنچه اهمیت دارد این است که اطلاعات چگونه رمزگذاری می‌شوند، چه کسی به آنها دسترسی دارد، بکاپ‌ها چگونه تهیه می‌شوند، در صورت خرابی چه روشی برای بازیابی وجود دارد و کاربران چگونه از حساب‌های خود محافظت می‌کنند.

برای بسیاری از کسب‌وکارها، مزیت مهم سیستم ابری این است که دیگر امنیت اطلاعات به سلامت یک کامپیوتر، یک هارد یا منظم بودن بکاپ دستی حسابدار وابسته نیست.

اگر قصد استفاده از نرم افزار حسابداری ابری را دارید، پیش از تصمیم‌گیری فقط امکانات حسابداری یا قیمت را مقایسه نکنید. امنیت، بکاپ، دسترسی کاربران و امکان دریافت اطلاعات خودتان باید جزو معیارهای اصلی انتخاب باشند.

کاریاحساب نیز نسخه ابری نرم افزار حسابداری خود را با دسترسی تحت وب، رمزگذاری اطلاعات، بکاپ خودکار، سطوح دسترسی کاربران و اتصال به سامانه مودیان ارائه می‌کند. اطلاعات کامل امکانات این نسخه در صفحه «نرم افزار حسابداری ابری کاریاحساب» قابل مشاهده است.