نرم افزار سامانه مودیان یا شرکت معتمد مالیاتی؟ کدام بهتر و ارزان‌تر است؟

برای ارسال صورتحساب الکترونیکی به سامانه مودیان، کسب‌وکارها معمولاً با دو راهکار اصلی روبه‌رو هستند: استفاده از نرم افزار سامانه مودیان و ارسال مستقیم صورتحساب، یا استفاده از خدمات شرکت معتمد ارائه‌کننده خدمات مالیاتی. در ظاهر، هدف هر دو روش یکی است؛ صورتحساب باید مطابق استانداردهای سازمان امور مالیاتی صادر و در سامانه مودیان ثبت شود. اما از نظر هزینه، نحوه کار، امکانات، میزان کنترل روی اطلاعات و مناسب بودن برای هر کسب‌وکار تفاوت‌های مهمی میان این دو روش وجود دارد.

اگر فقط به دنبال یک پاسخ کوتاه هستید، در سال ۱۴۰۵ استفاده از خدمات پایه صدور صورتحساب شرکت‌های معتمد می‌تواند از نظر هزینه مستقیم برای مودی ارزان‌تر باشد؛ زیرا بر اساس اصلاح ماده ۲۶ قانون پایانه‌های فروشگاهی و سامانه مودیان، تعرفه خدمات شرکت‌های معتمد در خصوص صدور صورتحساب الکترونیکی از محل وصولی مالیات بر ارزش افزوده توسط سازمان امور مالیاتی پرداخت می‌شود. البته این موضوع لزوماً به معنی رایگان بودن تمام خدمات جانبی هر شرکت معتمد نیست.

در مقابل، خرید یک نرم افزار سامانه مودیان زمانی ارزش بیشتری پیدا می‌کند که کسب‌وکار بخواهد روی ثبت، ارسال، اصلاح، گزارش‌گیری و مدیریت صورتحساب‌های خود کنترل کامل داشته باشد یا فاکتورها را از نرم‌افزار حسابداری، اکسل، فروشگاه یا سیستم داخلی خود مستقیماً ارسال کند.

تفاوت نرم افزار سامانه مودیان با شرکت معتمد مالیاتی چیست؟

اول باید یک سوءتفاهم رایج را برطرف کنیم. نرم افزار سامانه مودیان و شرکت معتمد دو اسم برای یک سرویس نیستند.

نرم افزار واسط سامانه مودیان ابزاری است که به مودی اجازه می‌دهد اطلاعات صورتحساب را ثبت یا از نرم‌افزارهای دیگر دریافت کرده و سپس مطابق استاندارد سازمان امور مالیاتی به سامانه مودیان ارسال کند. در روش ارسال مستقیم، معمولاً صورتحساب با استفاده از اطلاعات و کلید مربوط به خود مودی آماده و ارسال می‌شود.

شرکت‌های معتمد ارائه‌کننده خدمات مالیاتی نیز اشخاص حقوقی دارای مجوز هستند که براساس ماده ۲۶ قانون، می‌توانند خدماتی مانند صدور و ارسال صورتحساب، پشتیبانی فنی، آموزش و برخی خدمات مرتبط با اجرای قانون پایانه‌های فروشگاهی را ارائه دهند. برای خدمات صدور و ارسال صورتحساب، شرکت‌های معتمد نوع اول اهمیت بیشتری دارند.

بنابراین تفاوت اصلی را می‌توان این‌طور خلاصه کرد: در روش نرم‌افزار واسط، ابزار انجام کار در اختیار خود شماست؛ در روش شرکت معتمد، بخشی از فرایند صدور یا ارسال صورتحساب را به یک مجموعه دارای مجوز واگذار می‌کنید.

اگر می‌خواهید با جزئیات بیشتری بدانید یک نرم‌افزار واسط خوب چه امکاناتی باید داشته باشد، نرم افزار واسط سامانه مودیان چیست و چه امکاناتی باید داشته باشد؟ را هم بخوانید.

بزرگ‌نماییمقایسه نرم افزار سامانه مودیان و شرکت معتمد

مقایسه نرم افزار سامانه مودیان و شرکت معتمد

شرکت معتمد مالیاتی چگونه صورتحساب ارسال می‌کند؟

در سامانه مودیان روش‌های مختلفی برای ارسال صورتحساب در نظر گرفته شده است. مودی می‌تواند روش ارسال مستقیم را انتخاب کند یا از یک شرکت معتمد استفاده کند.

در حالت استفاده از شرکت معتمد، بسته به روش تعریف‌شده، شرکت معتمد می‌تواند در فرایند ارسال صورتحساب نقش داشته باشد و در برخی مدل‌ها صدور، امضا و ارسال صورتحساب با زیرساخت شرکت معتمد انجام شود. در روش مستقیم، خود مودی از زیرساخت نرم‌افزاری برای آماده‌سازی و ارسال صورتحساب استفاده می‌کند.

برای یک فروشگاه یا کسب‌وکار کوچک که تعداد محدودی صورتحساب دارد و صرفاً می‌خواهد تکلیف قانونی خود را انجام دهد، این مدل می‌تواند ساده و مقرون‌به‌صرفه باشد.

اما زمانی که تعداد فاکتورها بیشتر می‌شود، چند کاربر روی سیستم کار می‌کنند یا اطلاعات از نرم‌افزار حسابداری، فروشگاه اینترنتی و سیستم فروش وارد سامانه مودیان می‌شود، داشتن یک سیستم مستقل مزایای بیشتری پیدا می‌کند.

هزینه شرکت معتمد مالیاتی در سال ۱۴۰۵ چقدر است؟

اینجا یکی از مهم‌ترین نکات مقایسه قرار دارد.

بزرگ‌نماییهزینه شرکت معتمد مالیاتی در سال ۱۴۰۵ چقدر است؟

طبق اصلاح ماده ۲۶ قانون پایانه‌های فروشگاهی و سامانه مودیان، سازمان امور مالیاتی موظف شده است تعرفه خدمات شرکت‌های معتمد در خصوص صدور صورتحساب‌های الکترونیکی را مطابق تعرفه تعیین‌شده توسط شورای اقتصاد پرداخت کند. اعتبار این موضوع از محل وصولی‌های جاری مالیات بر ارزش افزوده پیش‌بینی شده است. همچنین در متن قانون، پرداخت هزینه آموزش مودیان و فرهنگ‌سازی اجرای قانون تا پایان سال ۱۴۰۵ نیز پیش‌بینی شده است.

به همین دلیل، نباید در مقایسه‌های امروزی نوشت که «شرکت معتمد برای هر فاکتور الزاماً از مودی پول دریافت می‌کند». این ادعا با مقررات فعلی درباره خدمت پایه صدور صورتحساب دقیق نیست.

البته خدمات اضافه، نرم‌افزارهای جانبی، حسابداری، مشاوره، اتصال اختصاصی، API یا خدمات خارج از چارچوب پرداختی سازمان ممکن است شرایط و هزینه جداگانه‌ای داشته باشند. برای دیدن فهرست کامل تعرفه‌های مصوب و جزئیات بیشتر، تعرفه شرکت‌های معتمد مالیاتی را هم ببینید.

هزینه نرم افزار سامانه مودیان چقدر است؟

بزرگ‌نماییهزینه نرم افزار سامانه مودیان چقدر است؟

قیمت نرم‌افزارهای واسط یکسان نیست. بعضی از شرکت‌ها اشتراک ماهانه یا سالانه دارند، بعضی براساس تعداد صورتحساب هزینه دریافت می‌کنند و برخی نیز نرم‌افزار را به‌صورت خرید دائمی ارائه می‌کنند.

برای نمونه، در زمان به‌روزرسانی این مقاله، قیمت نرم افزار سامانه مودیان کاریا حساب ۴ میلیون و ۹۰۰ هزار تومان برای خرید دائمی اعلام شده است. راه‌اندازی اولیه هزینه جداگانه ندارد و هزینه پشتیبانی از سال بعد معادل ۲۰ درصد قیمت نرم‌افزار اعلام شده است.

بنابراین اگر فقط معیار را «پولی که امروز برای ارسال فاکتور پرداخت می‌کنم» قرار دهیم، ممکن است استفاده از خدمت پایه یک شرکت معتمد ارزان‌تر باشد.

اما هزینه واقعی یک سیستم مالی فقط قیمت خرید نیست.

فرض کنید یک مجموعه ماهانه هزاران فاکتور دارد. اگر کارشناس مالی مجبور باشد اطلاعات را بین چند سامانه جابه‌جا کند، فایل‌های مختلف تهیه کند یا برای گزارش‌گیری دوباره داده‌ها را استخراج کند، هزینه زمانی و نیروی انسانی نیز باید در تصمیم‌گیری لحاظ شود.

به همین دلیل برای شرکت‌های پرتراکنش، حسابداران و مجموعه‌هایی که چند شرکت را مدیریت می‌کنند، یک نرم‌افزار مناسب ممکن است با وجود هزینه اولیه، در بلندمدت باعث کاهش زمان انجام کار شود.

چه زمانی شرکت معتمد مالیاتی انتخاب مناسب‌تری است؟

اگر تعداد صورتحساب‌های شما پایین است، نیازی به گزارش‌گیری پیچیده ندارید و فقط می‌خواهید صورتحساب‌های قانونی خود را بدون درگیر شدن با مسائل فنی سامانه مودیان صادر و ارسال کنید، استفاده از یک شرکت معتمد دارای مجوز می‌تواند راهکار منطقی باشد.

این روش به‌خصوص برای کسب‌وکارهایی جذاب است که واحد مالی مستقل ندارند یا نمی‌خواهند برای راه‌اندازی یک نرم‌افزار جدید هزینه کنند.

فقط قبل از انتخاب شرکت معتمد، امکانات پنل، پشتیبانی، روش ورود اطلاعات، شرایط دریافت اطلاعات در صورت قطع همکاری و هزینه خدمات جانبی را بررسی کنید.

چه زمانی نرم افزار سامانه مودیان انتخاب مناسب‌تری است؟

هرچه فرایند مالی کسب‌وکار پیچیده‌تر شود، ارزش داشتن یک ابزار مستقل بیشتر می‌شود.

برای مثال یک شرکت بازرگانی ممکن است روزانه صدها فاکتور داشته باشد. یک شرکت حسابداری ممکن است پرونده چندین مودی را هم‌زمان مدیریت کند. یک فروشگاه اینترنتی نیز ممکن است بخواهد فاکتورها مستقیماً از سایت یا نرم‌افزار فروش وارد سامانه مودیان شوند.

در چنین شرایطی امکاناتی مانند API، ارسال گروهی، ورود اطلاعات از اکسل، گزارش‌گیری، مدیریت کاربران، ثبت سوابق تغییرات و مدیریت چند شرکت اهمیت بیشتری از صرفاً «ارسال یک فاکتور» پیدا می‌کند.

نرم افزار سامانه مودیان در این حالت تبدیل به بخشی از فرایند مالی مجموعه می‌شود، نه فقط یک درگاه ارسال اطلاعات.

آیا نرم افزار واسط جای شرکت معتمد را می‌گیرد؟

برای همه کسب‌وکارها نمی‌توان یک نسخه واحد پیچید.

در روش ارسال مستقیم، مودی می‌تواند با استفاده از زیرساخت نرم‌افزاری مناسب صورتحساب خود را مستقیماً ارسال کند و لزوماً برای انجام این فرایند نیازی به واگذاری ارسال به شرکت معتمد ندارد.

از طرف دیگر، وجود شرکت‌های معتمد دقیقاً برای این است که مودیانی که نمی‌خواهند یا نمی‌توانند درگیر تمام مراحل فنی شوند، امکان استفاده از خدمات تخصصی داشته باشند. قانون نیز برای فعالیت این شرکت‌ها چارچوب مشخصی در نظر گرفته است.

پس سؤال درست این نیست که «کدام روش قانونی است؟»؛ هر دو روش می‌توانند در چارچوب مقررات استفاده شوند. سؤال مهم این است که کدام روش با حجم فعالیت و فرایند کاری شما سازگارتر است.

مزیت ارسال مستقیم صورتحساب چیست؟

یکی از دلایل اصلی انتخاب نرم‌افزار واسط، کنترل بیشتر روی فرایند است.

وقتی صورتحساب‌ها مستقیماً از سیستم مالی کسب‌وکار مدیریت می‌شوند، کاربر می‌تواند از زمان ثبت فاکتور تا ارسال، دریافت وضعیت و اصلاح اطلاعات را در یک محیط دنبال کند.

این مسئله برای مجموعه‌هایی که تعداد زیادی فاکتور دارند بسیار مهم است؛ زیرا پیدا کردن یک صورتحساب ناموفق میان چند هزار فاکتور بدون سیستم گزارش‌گیری مناسب می‌تواند زمان‌بر باشد.

مزیت دیگر، امکان اتصال سیستم‌هاست. اگر نرم‌افزار واسط API مناسبی ارائه کند، فروشگاه اینترنتی، CRM، ERP، نرم‌افزار حسابداری یا سیستم داخلی شرکت می‌تواند اطلاعات فروش را به آن منتقل کند.

در این حالت ورود دوباره اطلاعات تا حد زیادی حذف می‌شود.

کاریا حساب چه تفاوتی با یک پنل ساده ارسال صورتحساب دارد؟

کاریا حساب علاوه بر ارسال صورتحساب، تلاش کرده است ابزارهای موردنیاز واحد مالی را در همان محیط در اختیار کاربر قرار دهد.

بزرگ‌نماییکاریا حساب چه تفاوتی با یک پنل ساده ارسال صورتحساب دارد؟

در نسخه فعلی، امکان ارسال بلادرنگ صورتحساب، ورود و خروج اطلاعات از Excel، ارسال گروهی، استفاده از API، مدیریت چند شرکت و کاربران متعدد، مشاهده سوابق عملیات و پشتیبانی از الگوهای مختلف صورتحساب در نرم‌افزار ارائه شده است. همچنین نسخه‌های وب، ویندوز، اندروید و iOS برای دسترسی به سیستم معرفی شده‌اند.

به همین دلیل اگر کسب‌وکار فقط ماهانه چند صورتحساب صادر می‌کند، شاید همه این امکانات برای آن ضروری نباشد؛ اما برای حسابداران، شرکت‌های خدمات مالی، بازرگانی‌ها، تولیدکنندگان و مجموعه‌های پرتراکنش همین امکانات می‌تواند دلیل اصلی انتخاب نرم‌افزار باشد.

از نظر امنیت اطلاعات کدام روش بهتر است؟

امنیت را نمی‌توان فقط براساس عبارت «ارسال مستقیم» یا «شرکت معتمد» قضاوت کرد.

شرکت‌های معتمد تحت چارچوب و مقررات مشخص فعالیت می‌کنند و در آیین‌نامه ماده ۲۶ نیز الزامات مربوط به محرمانگی و امنیت اطلاعات برای آن‌ها پیش‌بینی شده است. از طرف دیگر، در استفاده از نرم‌افزار واسط نیز باید امنیت نرم‌افزار، نحوه نگهداری کلیدها، سطح دسترسی کاربران، ثبت لاگ و زیرساخت ارائه‌دهنده بررسی شود.

بنابراین هنگام انتخاب هر دو روش، صرفاً به عنوان تجاری یا قیمت توجه نکنید. سابقه ارائه‌دهنده، پشتیبانی، امنیت، نحوه دسترسی کاربران و امکان پیگیری عملیات اهمیت زیادی دارد.

نرم افزار سامانه مودیان ارزان‌تر است یا شرکت معتمد؟

بزرگ‌نمایینرم افزار سامانه مودیان ارزان‌تر است یا شرکت معتمد؟

اگر منظور از «ارزان‌تر» فقط هزینه صدور و ارسال صورتحساب باشد، در شرایط فعلی استفاده از خدمات پایه شرکت‌های معتمد می‌تواند هزینه مستقیم کمتری برای مودی داشته باشد و حتی این خدمت در چارچوب پرداخت سازمان امور مالیاتی ارائه شود.

اما اگر کسب‌وکار به امکاناتی مانند اتصال مستقیم به سیستم فروش، API، اکسل، ارسال تعداد بالای فاکتور، مدیریت کاربران، گزارش‌گیری یا مدیریت چند شرکت نیاز داشته باشد، مقایسه فقط براساس هزینه صدور فاکتور تصویر کاملی از هزینه واقعی ارائه نمی‌دهد.

در این شرایط باید هزینه نیروی انسانی، زمان ثبت اطلاعات، احتمال ورود اطلاعات تکراری و نیاز به استفاده از چند نرم‌افزار مختلف را نیز در نظر گرفت.

بالاخره نرم افزار سامانه مودیان بهتر است یا شرکت معتمد؟

جواب به نوع کسب‌وکار بستگی دارد.

برای کسب‌وکاری که تعداد فاکتور کمی دارد و فقط دنبال یک راه ساده برای انجام تکلیف قانونی است، شرکت معتمد می‌تواند گزینه مناسبی باشد.

برای مجموعه‌ای که می‌خواهد فرایند صورتحساب را به سیستم مالی خودش متصل کند، گزارش بگیرد، کاربران مختلف تعریف کند، اطلاعات را از Excel یا API وارد کند و روی کل چرخه صدور و ارسال صورتحساب کنترل داشته باشد، نرم‌افزار سامانه مودیان معمولاً انعطاف بیشتری ایجاد می‌کند.

به همین دلیل نباید انتخاب را فقط به «رایگان یا پولی بودن» محدود کرد.

بهترین روش، روشی است که علاوه بر ارسال صحیح صورتحساب، کمترین دوباره‌کاری را در فرایند مالی کسب‌وکار ایجاد کند.

اگر چنین امکاناتی برای مجموعه شما اهمیت دارد، می‌توانید امکانات، قیمت و نسخه آزمایشی نرم افزار سامانه مودیان کاریا حساب را بررسی کنید و آن را با خدمات شرکت معتمد موردنظر خود مقایسه کنید.