فاکتور اصلاحی یک فاکتور مهم است که فروشنده برای مشتری می فرستد تا اشتباه های فاکتور قبلی را درست کند یا فروش برگشتی را ثبت کند. این فاکتورها معمولاً به صورت الکترونیکی ارسال می شوند تا حساب ها بهتر و واضح تر باشند. برای ارسال کردن این فاکتورها، باید قوانین خاصی رعایت شود همچنین از یک نرم افزار سامانه مودیان معتبر استفاده شود که در ادامه توضیح می دهیم.
صورتحساب ارجاعی در سامانه مودیان چیست؟
صورتحساب اصلاحی یعنی فاکتوری که وقتی فروشنده می خواهد مبلغ یا تعداد فاکتور قبلی را تغییر دهد، صادر می کند. این کار معمولاً به دلایل زیر انجام می شود:
دادن تخفیف یا اعتبار به مشتری
اگر فروشنده بخواهد به مشتری تخفیف دهد یا برای او مبلغی اعتبار جهت خریدهای بعدی در نظر بگیرد، این فاکتور را صادر می کند.
مرجوع کردن کالا
وقتی مشتری کالایی را که خریداری کرده است، به خاطر خرابی یا اشتباه بودن بازمی گرداند، فروشنده باید این فاکتور را اصلاح کند تا حساب ها درست شود.
اصلاح اشتباهات فاکتور قبلی
اگر در فاکتور قبلی اشتباهی مانند قیمت یا تعداد کالا وجود داشته باشد، فروشنده با این فاکتور اصلاحی آن اشتباه را برطرف می کند.
صورتحساب الکترونیکی ارجاعی
فاکتور اصلاحی الکترونیکی سندی دیجیتال است که در سامانه مودیان ارسال می شود تا تغییرات مربوط به حساب های مالی و موجودی کالاها را ثبت کند. ارسال کردن این فاکتور برای اکثر کسب وکارها ضروری است. این فاکتور معمولاً شامل اطلاعات دقیق و مهمی مانند تاریخ صدور، شماره فاکتور اصلی، جزئیات کالاهای مرجوع شده و میزان اعتبار است.
فاکتور اصلاحی الکترونیکی، نسخه دیجیتال فاکتورهای اصلاحی سنتی است که به صورت آنلاین ایجاد می شود و اطلاعات های آن مشابه فاکتورهای کاغذی می باشد. با توجه به مزایای بالای این روش، بیشتر کسب وکارها ارسال فاکتور اصلاحی را به شکل الکترونیکی انجام می دهند. بعضی از این مزایا عبارت اند از:
کاهش استفاده از کاغذ با فاکتور دیجیتال:
وقتی فاکتور اصلاحی به صورت الکترونیکی صادر می شود، دیگر لازم نیست کلی کاغذ مصرف شود. این کار کمک می کند تا در مصرف کاغذ صرفه جویی شود و به محیط زیست هم آسیب کمتری برسد. کارهای مالی وقتی دیجیتال انجام شوند، سریع تر پیش می روند و کلی از کاغذها هم کم می شود.
ذخیره و نگهداری آسان اطلاعات:
فاکتورهای الکترونیکی خیلی راحت داخل سیستم های کامپیوتری ذخیره می شوند و نگه داشتن آنها ساده تر است. وقتی اطلاعات مالی مرتب و درست ذخیره شوند، کارهای بعدی هم راحت تر انجام می شود. این کار خیلی بهتر از نگهداری کاغذی است که گم شدن یا خراب شدن دارد.
کاهش اشتباهات:
وقتی از نرم افزار حسابداری برای صدور فاکتور استفاده می کنیم، احتمال اشتباه در نوشتن قیمت، تعداد یا محاسبات خیلی کم می شود. در روش های سنتی که همه چیز دستی انجام می شود، خطاها زیاد است و رفع آنها هم زمان بر است.
ارسال سریع و راحت فاکتور:
فاکتورهای الکترونیکی خیلی سریع و راحت از طریق ایمیل به مشتری ها ارسال می شوند. حتی می توانید به راحتی تمام جزئیات فاکتور را به مشتری بفرستید و نیاز به کاغذ و ارسال پستی نیست.
پیگیری آسان و تهیه گزارش:
تمام اطلاعات داخل فاکتورهای الکترونیکی را به راحتی می توان پیگیری کرد و گزارش گرفت. این موضوع به حسابداران و مدیران کمک می کند تا بهتر بتوانند عملکرد مالی را بررسی کنند و تصمیمات بهتری بگیرند.
گزینه صورتحساب ارجاعی در سامانه مودیان:
در سامانه مودیان، گزینه ای به نام صورتحساب ارجاعی وجود دارد که به شما اجازه می دهد فاکتورهای اصلاحی، مثل برگشت کالا یا تخفیف، را به راحتی و به شکل الکترونیکی ثبت و مدیریت کنید. این کار معمولاً چند مرحله دارد. شما می توانید اطلاعات فاکتور اصلی، کالاهای برگشتی و مبلغ اعتبار را وارد کنید و بررسی نمایید. اطلاعات خریدار و فروشنده باید دقیق وارد شود تا همه چیز به درستی ثبت شود. بعد از تایید اطلاعات، فاکتور اصلاحی به صورت آنلاین برای مشتری ارسال خواهد شد. همچنین می توانید وضعیت این فاکتورها را دنبال کنید و گزارش های مالی مربوط به آنها را ببینید.
در کارپوشه، صورتحساب ارجاعی به معنای سند دیجیتالی است که در سیستم حسابداری خریدار ثبت می شود تا بازگشت کالا یا اعتبار مالی را کنترل کند. این سند تغییرات حساب ها و موجودی کالاها را ثبت می کند و اطلاعاتی مثل مشخصات خریدار و فروشنده، کالا، علت برگشت، تاریخ، شماره فاکتور و مبلغ اعتبار را شامل می شود.
بدون دیدگاه