چگونه دفاتر قانونی را برای پلمپ به‌صورت اکسل آماده کنیم؟

اگر درگیر تهیه فایل اکسل دفاتر قانونی برای بارگذاری در سامانه پلمپ هستید، احتمالاً با چالش‌هایی مثل فرمت نادرست فایل، خطا در مقادیر بدهکار و بستانکار، یا حتی رد شدن فایل در مرحله آپلود مواجه شده‌اید. این دقیقاً همان مشکلی‌ست که بسیاری از حسابداران و مدیران مالی در فرآیند جدید پلمپ دفاتر الکترونیکی با آن دست‌وپنجه نرم می‌کنند.

از ابتدای سال ۱۴۰۴، با اجرای قانون جدید، تهیه و ارسال دفاتر قانونی تنها از طریق سامانه دفاتر تجاری الکترونیکی و با فرمت اکسل یا CSV استاندارد امکان‌پذیر است. این یعنی کوچک‌ترین اشتباه در ساختار فایل، می‌تواند منجر به رد شدن آن و در نتیجه محرومیت از معافیت‌ها یا حتی جریمه مالیاتی شود.

موضوع الکترونیکی شدن پلمپ دفاتر قانونی همانند الکترونیکی شدن صورتحساب های الکترونیکی، برای بسیاری از مودیان و کاربران نرم‌افزارهای حسابداری به یک چالش جدی تبدیل شده است. چرا که تهیه این فایل‌ها نیازمند رعایت دقیق فرمت‌های فنی، تراز بودن مقادیر، استفاده از تاریخ‌های درست و عدم وجود خطای ساختاری در داده‌هاست. بارگذاری اشتباه فایل، به‌سادگی باعث رد دفاتر، جریمه مالیاتی یا حتی حذف معافیت‌ها می‌شود

این حساسیت در نحوه ی ارسال دفاتر، بسیاری از کاربران را با چالش هایی رو به رو کرده است . از این رو تیم کاریا حساب برآن شد تا قابلیت جدیدی را به نرم ازفار حسابدرای خود برای حل این مشکل اضافه کند.بدین ترتیب با یک راهکار ساده و حرفه‌ای، می‌توانید بدون نیاز به تنظیم دستی فایل، تنها با چند کلیک، خروجی اکسل کاملاً سازگار با سامانه پلمپ دفاتر قانونی دریافت کنید. این ابزار نه‌تنها زمان شما را ذخیره می‌کند، بلکه احتمال بروز خطا را هم به صفر می‌رساند

نرم‌افزار حسابداری با خروجی اکسل برای دفاتر قانونی

با اجرای قانون جدید پلمپ الکترونیکی از سال ۱۴۰۴، بسیاری از کسب‌وکارها به دنبال نرم‌افزاری هستند که بتواند خروجی اکسل استاندارد و قابل پذیرش توسط سامانه دفاتر تجاری الکترونیکی ارائه دهد. تعییر دفاتر از فیزیکی به الکترونیکی به‌طور مستقیم روی فرآیندهای حسابداری، مالیاتی و حتی انتخاب نرم‌افزارهای مالی برای شرکتها تأثیر گذار بوده است.

در این شرایط، یکی از مهم‌ترین نیازهای کاربران، نرم‌افزاری‌ست که بتواند خروجی اکسل دقیق، ساختاریافته و منطبق با دستورالعمل‌های رسمی سازمان امور مالیاتی تولید کند. کسب‌وکارها به‌خوبی می‌دانند که کوچک‌ترین مغایرت در قالب فایل ( در ترتیب ستون‌ها، چه در فرمت تاریخ یا عدم تراز گردش حساب‌ها ) ممکن است باعث رد دفاتر، جریمه مالیاتی یا حذف معافیت‌ها شود.

بنابراین در حال حاضر، قابلیت نرم‌افزار حسابداری در تولید فایل استاندارد دفاتر قانونی، دیگر فقط یک ویژگی جانبی نیست، بلکه یک مزیت رقابتی کلیدی و معیار انتخاب برای بسیاری از حسابداران و مدیران مالی محسوب می‌شود

ویژگی های نرم افزار حسابداری کاریا حساب با قابلیت خروجی اکسل برای دفاتر قانونی

• صرفه‌جویی در زمان

فرآیند تهیه دستی فایل اکسل برای پلمپ دفاتر، نیازمند رعایت نکات ریز فنی زیادی است، از ساختار ستون‌ها گرفته تا فرمت تاریخ، تراز بودن بدهکار و بستانکار، تعداد شیت‌ها و… نرم‌افزاری که خروجی را خودکار و مطابق فرمت رسمی سامانه تولید می‌کند، عملاً ساعت‌ها زمان شما را ذخیره می کند

• کاهش خطاهای انسانی

خطا در ورود اطلاعات یا ساختار فایلی که توسط انسان صورت میگیرد خیلی زیاد است که می‌تواند منجر به رد دفاتر قانونی، جریمه مالیاتی یا لغو معافیت‌ها شود. نرم‌افزاری که خروجی دقیقی از اطلاعات ارائه می‌دهد، احتمال بروز چنین خطاهایی را به صفر می رساند

• سازگار با دستورالعمل‌های سازمان مالیاتی

خروجی اکسلی که از نرم افزار حسابداری کاریا گرفته می شود، کاملاً با سامانه دفاتر تجاری الکترونیکی هم‌خوانی دارد و نیاز به اصلاح یا تنظیم دستی ندارد.نیازی نیست نگران رد شدن دفاتر خود باشید

• تسهیل در روند ارسال دفاتر به سامانه

وقتی فایل شما از ابتدا درست و آماده باشد، مرحله‌ی آپلود و دریافت کد پلمپ هم بدون اتلاف وقت و خطا انجام می‌شود. نرم‌افزار حسابداری کاریا حساب طوری طراحی شده که حتی کاربران کم‌تجربه نیز به‌راحتی می توانند مسیر را پیش ببرند کافی است فایل را دریافت و در سامانه بارگذاری کنند

• آماده سازی دفاتر در هر بازه ی زمانی

نرم افزار حسابداری کاریا قابلیت ایحاد تهیه خروجی و فایل اکسل دفاتر برای بازه‌های مختلف زمانی را به‌صورت دقیق و در لحظه فراهم می‌کند.

با الزامی‌شدن پلمپ دفاتر قانونی به‌صورت الکترونیکی از ابتدای سال ۱۴۰۴، همه اشخاص حقوقی و اشخاص حقیقی گروه اول موظف‌اند اطلاعات دفاتر خود را در قالب فایل اکسل یا CSV در سامانه دفاتر تجاری الکترونیکی ثبت و پلمپ کنند. اما برای تهیه این فایل، مودیان سه مسیر پیش رو دارند:

گزینه اول: تکمیل دستی فایل اکسل

در این روش، شما باید شخصاً قالب استاندارد اکسل را از سامانه دانلود کرده و آن را طبق دستورالعمل سازمان امور مالیاتی پر کنید. این کار نیازمند تسلط بالا بر مفاهیم حسابداری، ساختار دفاتر قانونی، فرمت‌های مورد تأیید، تراز بودن گردش‌ها و کنترل دقیق خطاهاست. برای بسیاری از کاربران، این فرآیند وقت‌گیر، پیچیده و همراه با ریسکرد شدن دفاتر می باشد

گزینه دوم: استفاده از خدمات حسابداری شرکت‌ها

در این حالت، می‌توانید تهیه فایل دفاتر را به شرکت‌های خدمات حسابداری و مالی بسپارید. این گزینه مطمئن‌تر است، اما در بسیاری از موارد هزینه‌بر و برای کسب‌وکارهای کوچک یا متوسط چندان به‌صرفه نیست. ضمن اینکه شما همچنان برای هر بار ویرایش یا ثبت سال جدید، نیازمند قرارداد جدید با این شرکت‌ها خواهید بود

گزینه سوم: استفاده از نرم‌افزار حسابداری با قابلیت خروجی دفاتر قانونی

استفاده از نرم‌افزار حسابداری که مجهز به قابلیت تولید فایل اکسل استاندارد دفاتر قانونی است ، مقرون به صرفه ترین روش می باشد. در این روش، شما فقط با چند کلیک و بدون نیاز به مهارت فنی بالا، خروجی مورد تأیید سامانه را تهیه و  در سامانه بارگذاری می‌کنید ، بدون اینکه وابسته به شخص یا شرکتی باشید همه چیز در اختیار خود شماست. 
نرم‌افزار حسابداری کاریا حساب دقیقاً برای این نیاز طراحی شده، خروجی ساختاریافته، بدون خطا، مطابق با دستورالعمل رسمی و آماده برای ارسال به سامانه پلمپ دفاتر قانونی. این یعنی کاهش هزینه‌ها، صرفه‌جویی در زمان و آرامش خاطر در برابر جریمه‌های احتمالی.

اگر شما تا به حال از نرم افزار حسابداری برای امور مالی خود استفاده نکرده اید، میتوانید با کمترین هزینه سیستم مالی خود را به نرم افزارهای حسابداری کاریا حساب مجهز کنید. به این ترتیب علاوه بر استفاده از نرم افزار حسابداری، میتوانید به راحتی با حروجی که نرم افزار کاریا در اختیار شما قرار میدهد ، اقدام به ارسال دفاتر خود به سامانه کنید ، همچنین در صورتی که نیاز به ارسال صورتحساب به سامانه مودیان داشته باشید، نرم افزار حسابداری کاریا حساب به صورت مستقیم به سامانه مودیان متصل می باشد.

همین حالا برای خرید نرم افزار حسابداری کاریا حساب اقدام کنید تا با یک تیر چند نشان بزنید.