آموزش کامل تحریر دفاتر قانونی الکترونیکی در اکسل

همانطور که اطلاع دارید ، از امسال دیگر دفاتر قانونی به صورت فیزیکی تحریر نمی شوند و باید در قالب فایل اکسل مطابق با الگویی که سازمان امور مالیاتی ارائه کرده است ثبت و به صورت الکترونیکی بارگزاری شود. برای تکمیل اکسل جهت ثبت دفاتر باید یه نکاتی توجه کنیم تا فایل اکسل مطابق با ساختار و فرمت تعیین شده سازمان تکمیل شود.

توجه کنید نرم افزار  حسابداری کاریا حساب قابلیت خروجی اکسل دفاتر تجاری را ایجاد کرده است و شما میتوانید تنها با یک کلیک فایل اکسل استاندارد از دفاتر خود را دانلود و در سامانه آپلود کنید

نکات مهم در تحریر دفاتر قانونی الکترونیکی

• برای تکمیل صحیح این فایل اکسل، ابتدا خروجی دفتر روزنامه را از نرم‌افزار حسابداری تهیه و سپس قالب استاندارد سامانه دفاتر تجاری الکترونیکی را دانلود می‌کنیم.
• سپس اطلاعات دفتر روزنامه را در فایل اکسل استاندارد دانلودشده از سامانه، مطابق با الگوی کانورت بارگذاری و ثبت می‌کنیم
• نخستین نکته‌ای که باید در هنگام بارگزاری اطلاعات به آن توجه کنید این است که فایل اکسل قابل‌بارگذاری در سامانه دفاتر، حتماً باید کلیهٔ داده‌ها را در یک کاربرگ (Sheet) واحد جای داده باشد و عنوان و ترتیب ستون‌ها دقیقاً مطابق قالب استاندارد سامانه تنظیم شده باشد

• این فایل استاندارد شامل ۹ ستون اصلی است که باید به‌دقت پر شوند:

  1. کد حساب کل: شماره شش‌رقمی حساب کل

  2. عنوان حساب کل: نام کامل حساب کل

  3. کد حساب معین: شماره شش‌رقمی حساب معین زیرمجموعه حساب کل

  4. عنوان حساب معین: شرح کامل حساب معین

  5. کد حساب تفصیلی: در صورت نیاز، کد مرکز هزینه یا پروژه

  6. عنوان حساب تفصیلی: نام حساب تفصیلی مرتبط

  7. گردش بدهکار (میلیون ریال): مبلغ بدهکار بر حسب میلیون ریال

  8. گردش بستانکار (میلیون ریال): مبلغ بستانکار بر حسب میلیون ریال

  9. تاریخ گردش حساب: تاریخ وقوع هر رویداد مالی با فرمت YYYY/MM/DD

  با تکمیل دقیق این ستون‌ها و رعایت ترتیب و فرمت اعلام‌شده، فایل شما برای بارگذاری در سامانه دفاتر الکترونیکی آماده خواهد بود.

• چنانچه ساختار خروجی نرم‌افزار حسابداری دقیقاً با قالب استاندارد اکسل مطابقت داشته باشد، برای انتقال داده‌ها به جدول مرجع از مسیر زیر استفاده کنید:
  ۱. محدودهٔ داده‌ها را از فایل خروجی کپی کنید.
  ۲. در فایل قالب استاندارد، روی سلول مقصد راست‌کلیک کرده و از منوی Paste Special گزینه Values را انتخاب نمایید.
  با این روش، تنها مقادیر خام (عددها و متن‌ها) بدون تغییر فرمت یا فرمول در شیت پیست می‌شوند و ساختار قالب حفظ خواهد شد.

• در مرحله ی بعدی باید مطمئن شویم که مقادیر ستون‌های گردش بدهکار و گردش بستانکار حتماً به‌صورت عددی باشند. اغلب خروجی نرم‌افزارهای حسابداری این اعداد را به‌صورت متن (Text) ارائه می‌دهند و در نتیجه امکان جمع‌زدن یا به‌کارگیری توابع عددی برای آن‌ها وجود ندارد. برای مثال، اگر روی یکی از این سلول‌ها دبل‌کلیک کنید، ویرگول‌های جداکننده هزارگان را می‌بینید که نشان‌دهنده‌ی متن بودن مقدار است.

  برای تبدیل این داده‌ها به عدد، کافی است:

  1. ستون مورد نظر را انتخاب کنید.

  2. روی آیکون هشدار (علامت تعجب) که کنار سلول یا در گوشه پایین‌چپ ظاهر می‌شود کلیک کنید.

  3. از منوی بازشده گزینه Convert to Number را انتخاب نمایید.

  با این کار خاصیت عددی به سلول‌ها بازمی‌گردد و می‌توانید به‌راحتی توابع جمع، میانگین و سایر محاسبات عددی را روی این داده‌ها اجرا کنید

• نکته بعدی مربوط به ستون تاریخ گردش حساب است. پس از کپی کردن تاریخ‌ها از خروجی نرم‌افزار حسابداری و چسباندن آن‌ها در ستون مربوطه، باید مطمئن شوید که فرمت همهٔ سلول‌ها ۱۰ کاراکتری (YYYY/MM/DD) باشد. برای این کار:

  1. کل محدودهٔ سلول‌های تاریخ را انتخاب کنید.

  2. کلیدهای Ctrl+1 را فشار دهید تا پنجره Format Cells باز شود.

  3. در سربرگ Number بخش Custom، کد زیر را وارد کنید: yyyy\/mm\/dd  سپس روی OK کلیک کنید.

  4. حالا همهٔ تاریخ‌ها دقیقاً با قالب ۴ رقمی سال،/، ۲ رقمی ماه، / و ۲ رقمی روز (مثلاً ۱۴۰۳/۰۵/۲۱) نمایش و ذخیره می‌شوند.

• مورد بعدی مربوط به ستون بدهکار و بستانکار می باشد. در هر سطر از فایل اکسل، طبق اصول حسابداری باید یا ستون گردش بدهکار یا ستون گردش بستانکار مقدار داشته باشد و ستون مقابل حتماً صفر ثبت شود، به این ترتیب هر ردیف صرفاً یک نوع عملیات (بدهکار یا بستانکار) را نشان می‌دهد. افزون بر این، تاریخ گردش حساب باید دقیقاً در بازهٔ زمانی انتخاب‌شده برای گزارش قرار گیرد، یعنی نباید از تاریخ شروع دوره قبلی کمتر باشد و نباید از تاریخ پایان دوره پس‌ازآن بیشتر. اگر تاریخ گردش خارج از این بازه باشد، سامانه هنگام بارگذاری فایل آن ردیف را رد کرده و امکان ثبت دفاتر در آن دوره را نخواهید داشت

• نکته مهم بعدی اینه که اعداد رو باید به شکل میلیون ریال توی هر سلول وارد کنیم،
  

  برای نمایش مبالغ بر حسب میلیون ریال (حذف شش صفر انتهایی)، مراحل زیر را اجرا کنید:

  1. اعمال قالب عددی (Custom Format)

     • ستون گردش بدهکار یا گردش بستانکار را انتخاب کنید.

     • کلیدهای Ctrl + 1 را فشار دهید تا کادر Format Cells باز شود.

     • در سربرگ Number و بخش Custom، عبارت زیر را وارد نمایید:     ,,#,#

     • روی OK کلیک کنید. این قالب همهٔ اعداد را بر حسب میلیون ریال نمایش می‌دهد، یعنی به‌طور خودکار شش صفر انتهایی پنهان می‌شود.
     • چنانچه می‌خواهید نتیجهٔ قالب‌بندی را به‌عنوان فرمول نیز نگه دارید، در یک ستون کمکی مقابل مثلا A2 به عدد اول این فرمول را میدهیم : (“,,#,#”,=TEXT(A2 سپس این فرمول را برای سایر سطرها به پایین کپی کنید. بعد از اینکار کل اعداد را میگیریم و کپی می کنیم ، و جایگزین اعداد توی جدول اصلی می کنیم. توجه کنید در همان محدوده، راست‌کلیک و Paste Special → Values بزنید تا فقط نتایج متنی پیست شوند. سپس روی آیکون هشدار تبدیل داده‌ها کلیک کنید و Convert to Number را انتخاب نمایید تا مجدداً خاصیت عددی به مقادیر بازگردد
     • در نهایت، سلول‌هایی که مقدار ندارند را انتخاب و عدد صفر را وارد کنید تا همهٔ ردیف‌ها کامل و سازگار با سامانه آماده بارگذاری شوند
     • در صورتی که کاربرگ شما بیش از ۱۰۰۰ سطر داده داشته باشد، باید فایل را با فرمت CSV ذخیره کرده و در سامانه بارگذاری کنید. اگر تعداد رکوردها کمتر یا مساوی ۱۰۰۰ باشد، می‌توانید همان فایل اکسل (XLSX) را بدون تغییر فرمت مستقیماً ذخیره و آپلود نمایید

نحوه تحریر دفاتر قانونی الکترونیکی

نکته ی مهم : بر اساس اطلاعیهٔ جدید، تا ۱۷ اردیبهشت مهلت دارید دفاتر خود را به‌صورت آزمایشی در سامانه بارگذاری و بررسی کنید. این دورهٔ تستی فرصت می‌دهد خطاها و ناسازگاری‌های احتمالی را پیش از ارسال نهایی شناسایی و برطرف نمایید تا هنگام ارائهٔ رسمی دفاتر با مشکلی مواجه نشوید.از 18 اردی بهشت مودیان مشمول پلمپ دفاتر الکترونیکی می بایست به صورت رسمی از طریق سامانه ی مربوطه اقدام به ارسال دفاتر الکترونیکی نمایند. توجه نمائید در صورت خطا در ارسال فایل اکسل دفاتر رد می شوند.برای اینکه خیال خود را از این حیث راحت کنید میتوانید از خدمات حسابداری شرکت کاریا حساب بهره مند شوید، و یا از نرم افزار حسابداری کاریا حساب با قابلیت خروجی فایل اکسل بهره مند شوید.