الکترونیکی شدن دفاتر قانونی نیز همانند الکترونیکی شدن صورت حساب های الکترونیکی همراه با چالش خواهد بود و مودیان از این تغییر چندان خوشحال نخواهند شد. اما واقعیت این است که این تغییر مزایای بیشتری دارد و قطعا با گذشت زمان این روند برای مودیان نتایج بهتری خواهد داشت. سازمان امور مالیاتی برای تسهیل در روند الکترونیکی شدن دفاتر یک دوره آزمایشی 15 روزه را در نظر گرفته است تا مودیان بیشتر با پلمپ دفاتر الکترونیکی اشنا شوند. در فاز اول اجرایی شدن این قانون مودیانی که کسانی که فروش سالانهٔ آن‌ها بیش از ۱۵۰ میلیارد ریال است یا در مشاغل ویژه‌ای مانند بیمارستان و صرافی فعالیت می‌کنند به عنوان اشخاص حقیقی و همهٔ اشخاص حقوقی مشمول این قانون هستند. در ادامه به برخی از مزایای الکترونیکی شدن دفاتر قانونی اشاره خواهیم کرد.
کاهش هزینه ها
وقتی دفاتر مالی به‌صورت الکترونیکی در سامانه ثبت می‌شوند، دیگر نیازی به چاپ انبوه صفحات کاغذی نیست، همین موضوع هزینهٔ خرید کاغذ، تونر چاپگر و تعمیرات دستگاه‌های چاپ را از بین می‌برد. علاوه بر این، فضای فیزیکی برای نگهداری سالانه هزاران برگ دفتر روزنامه و کل لازم نیست و هزینهٔ انبارداری یا اجاره‌‌ی محل ذخیره اسناد به صفر می‌رسد.
ارسال دفاتر کاغذی هم معمولاً شامل بسته‌بندی، پست یا پیک است که مبلغ قابل‌توجهی برای شرکت‌ها در بر دارد، در نسخهٔ الکترونیکی، تنها با یک کلیک همهٔ اطلاعات به‌سرعت و بدون هزینه منتقل می‌شود.
از سوی دیگر، پرسنل دفترداری و حسابرسی که پیش از این وقت زیادی را به کنترل دستی اسناد، تطبیق اعداد و پیدا کردن فایل‌های گم‌شده اختصاص می‌دادند، حالا می‌توانند در همان زمان از قابلیت‌های سرچ و فیلتر خود سامانه استفاده کنند. این یعنی کار نیروی انسانی نیز کمتر می شود .
در مجموع، انتقال دفاتر به محیط الکترونیک باعث می‌شود مخارج جاری ، از مصرف مواد مصرفی چاپ گرفته تا حقوق نیروی پشتیبانی اداری،کاهش یابد
بررسی خودکار اطلاعات و کاهش خطاهای انسانی
در زمان بارگذاری فایل اکسل در سامانه، سیستم به‌صورت خودکار همهٔ موارد را بررسی می‌کند، و در صورت بروز هرگونه خطا مانند وارد نشدن یک عدد یا تغییر ترتیب ستون‌ها سامانه بلافاصله پیام خطا ارسال نموده و محل دقیق ایراد را نمایش می‌دهد. این فرآیند خطاهای ناشی از ورود دستی داده‌ها را به حداقل می‌رساند، به‌گونه‌ای که دفاتر در کوتاه‌ترین زمان و بدون مشکل آمادهٔ پلمپ خواهند شد
ثبت آنلاین بدون مراجعه حضوری
دیگر نیازی نیست برای پلمپ دفاتر کلی زمان و هزینه صرف مراجعه حضوری کنید. همه‌چیز از ثبت‌نام تا ارسال فایل‌ها کاملاً آنلاین است. تنها کافی است وارد سایت شوید، با کد ملی یا شماره اقتصادی ثبت‌نام کنید و امضای دیجیتال خود را بارگذاری نمایید. سپس فایل اکسل دفاتر را طبق قالب اکسل نمونه تکمیل کرده و در همان جا آپلود کنید. سامانه به‌صورت خودکار اطلاعات را بررسی و پلمپ می‌کند. در نهایت، کد رهگیری دریافت می‌کنید و تمام مراحل بدون چاپ کاغذ و حضور فیزیکی در اداره انجام می‌شود. اگر هنوز با مراحل پلمپ دفاتر قانونی آشنایی ندارید میتوانید از جدول زیر کمک بگیرید.
مراحل پلمپ دفاتر قانونی به صورت الکترونیکی
| مرحله | توضیح کوتاه |
|---|---|
| ۱. ورود | ورود به my.tax.gov.ir و دریافت دسترسی |
| ۲. دانلود قالب | دریافت فایل اکسل استاندارد دفاتر |
| ۳. تکمیل قالب | پر کردن ستون‌های حساب و گردش طبق راهنما |
| ۴. بارگذاری | آپلود فایل و مشاهده پیش‌نمایش |
| ۵. پیگیری | مشاهده وضعیت بارگذاری و اصلاح خطاها |
| ۶. پلمپ دفاتر | دریافت کد یکتای پلمپ |
جلوگیری از جعل و تغییرات غیرمجاز در اسناد
وقتی دفاتر را با امضای الکترونیکی پلمپ می‌کنید، مثل این است که یک مهر دیجیتال روی هر صفحه می‌زنید. اگر کسی بعد از امضا، اطلاعات را تغییر دهدمثلاً عددی را دستکاری کند یا سطری را اضافه کند امضای الکترونیکی دیگر معتبر نخواهد بود و سامانه هشدار می‌دهد. این یعنی امکان جعل یا ویرایش تقریباً صفر می‌شود
ذخیره دیجیتالی اطلاعات با امکان رهگیری دقیق
وقتی دفاتر‌تان را به‌صورت الکترونیکی در سامانه ثبت می‌کنید، همهٔ داده‌ها از تاریخ و مبلغ تراکنش‌ها گرفته تا توضیحات هر ردیف در پایگاه‌داده‌ای امن و مرتب ذخیره می‌شوند. هر بار که فایلی آپلود می‌کنید یا ویرایشی انجام می‌دهید، سیستم یک نسخه از تغییرات می‌سازد، چه کسی، چه زمانی و چه قسمتی را اصلاح کرده است. با این ساختار، میتوانید در هر لحظه سابقهٔ کامل دفاتر را مرور کنید، نسخه‌های قبلی را بازیابی نمایید و مطمئن باشید هیچ اطلاعاتی گم یا حذف نمی‌شود. این امکان رهگیری دقیق، حسابرسی را ساده‌تر و مطمئن‌تر می‌کند
بدون دیدگاه