به فاکتورهای ابطالی و اصلاحی و برگشت از فروش صورتحساب های ارجاعی می گویند، صورت حساب ارجاعی یک نوع صورتحساب است که به وسیله ی فروشنده برای خریدار از طریق نرم افزار واسط سامانه مودیان صادر می شود . صدور الکترونیکی صورتحسابهای ارجاعی به ایجاد دقت و شفافیت بیشتر در معاملات مالی کمک می‌کند. برای صدور این صورتحساب‌ها، رعایت اصول و قوانین مشخصی ضروری است که در این مطلب قصد داریم تمامی نکات مرتبط با صورتحسابهای ارجاعی، اعم از برگشت از فروش، اصلاحی و ابطالی بپردازیم.
دلیل صادر کردن صورتحساب ارجاعي در سامانه موديان
| دلیل صدور صورتحساب ارجاعی | توضیحات |
|---|---|
| تخفیف یا اعتبار | یکی از مهم‌ترین دلایل صدور صورتحساب ارجاعی زمانی است که فروشنده تصمیم به ارائه تخفیف یا اعتبار مالی به مشتریان خود می‌گیرد. در این صورت، مشتریان می‌توانند از اعتبار ویژه‌ای برای خریدهای آینده خود بهره‌مند شوند. |
| بازگشت کالا | در صورت بازگشت کالا به دلیل معیوب بودن یا اشتباه در ارسال، این صورتحساب صادر می‌شود. |
| اصلاح کردن اشتباهات در صورتحساب اصلی | اگر اشتباهی مانند اشتباه در قیمت یا تعداد کالا در صورتحساب اصلی وجود داشته باشد، صورتحساب ارجاعی جهت اصلاح صادر می‌شود. این اقدام برای رفع هر گونه خطا و تصحیح اطلاعات صورت می‌گیرد تا حساب‌ها دقیق باشند. |
صورتحساب الکترونيکي ارجاعي
صورتحساب ارجاعی شامل صورتحسابهای ابطالی، برگشت از فروش و اصلاحی می‌شود . پس برای این منظور به توضیح در مورد هر یک از صورتحساب های ابطالی ، برگشت از فروش و اصلاحی می پردازیم. ابتدا به صورتحساب های ابطالی و نکات مرتبط با آن اشاره می کنیم،
توجه داشته باشید که برخی از صورتحسابهایی که ما صادر میکنیم نیاز به ابطال دارند، ممکن است این نیاز به دلیل اشتباه در وارد کردن اطلاعات در صورتحساب اولیه باشد . معمولاً دلایلی که منجر به ابطال صورتحساب می‌شوند، شامل اصلاح اطلاعات هویتی، کد اقتصادی و اطلاعات مرتبط با کالا می‌شود. در صورتی که این اطلاعات به‌اشتباه وارد شده باشند، الزاماً باید صورتحساب ابطال شود. به‌عنوان مثال، اگر در اطلاعات هویتی اشتباهی رخ داده باشد، مانند کد اقتصادی، کد پستی یا کد شعبه، باید با انتخاب گزینه ابطال، صورتحساب مورد نظر را ابطال نماییم. بنابراین، در مواردی که اطلاعات هویتی یا شناسه کالا یا اطلاعات مرتبط با مشتری اشتباه باشد، نیاز به ابطال صورتحساب است.
نکته ی مهمی که در صدور صورتحساب ابطالی باید به آن توجه نمود تاریخ صورتحساب ابطالی است که باید بعد از تاریخ صورتحساب اصلی باشد. به‌عنوان نمونه، اگر صورتحساب اصلی در تاریخ 10 ابان و ساعت 9 صبح صادر شده باشد، تاریخ صورتحساب ابطالی باید بعد از این تاریخ ثبت شود، مثلاً 10 ابان ساعت 9:01 صبح یا بعد از آن. البته در اکثر نرم افزارهای واسط کنترل این موضوع اعمال شده است؛ و اگر به اشتباه تاریخ صورتحساب ارجاعی را زودتر از تاریخ صورتحساب اصلی وارد کنید، خطای تاریخ دریافت خواهید کرد.
نکته ی مهم بعدی این است که با صدور صورتحساب ارجاعی، صورتحساب اصلی باطل شده و صورتحساب ارجاعی جایگزین آن می‌شود. اگر صورتحساب اصلی قبلاً تأیید شده باشد، (چه به صورت دستی چه به صورت سیستمی) پس از تأیید صورتحساب ارجاعی، صورتحساب اصلی باطل خواهد شد.
همچنین برای تمامی صورتحسابهایی که وضعیت ابطال نشده دارند، میتوان یک صورتحساب ارجاعی (اصلاحی، ابطالی یا برگشت از فروش) صادر کرد.
نکات مهم در صورتحساب های ابطالی
| در صورت اشتباه در اطلاعات هویتی مشتری یا اطلاعات کالا (مانند نام کالا، شناسه کالا، نرخ ارزش افزوده و واحد اندازه‌گیری)، نمی‌توان صورتحساب اصلاحی زد و باید صورتحساب را ابطال کرد. |
| صورتحساب ابطالی یک صورتحساب جدید محسوب شده و با مبلغ صفر به‌عنوان یک رکورد در نرم‌افزار و کارپوشه ثبت می‌شود. |
| نمی‌توان تاریخ صورتحساب را به تاریخ قبل‌تر اصلاح کرد. در این موارد باید صورتحساب ابطال شود و با تاریخ جدید ثبت گردد (با رعایت مهلت ۲۱ روزه ). |
| در صورت برگشت کلیه کالاهای یک صورتحساب، باید صورتحساب ابطال شود |
| صورتحسابهایی که در کارپوشه وضعیت ابطال‌شده ندارند، قابلیت ابطال دارند. صورتحسابهای در انتظار واکنش یا عدم نیاز به واکنش بلافاصله ابطال می‌شوند، اما صورتحسابهای تأییدشده یا تأیید سیستمی، پس از تأیید خریدار به حالت ابطال‌شده درمی‌آیند. |
در خصوص صورتحساب اصلاحی نیز همان نکات تاریخی که در مورد صورتحساب های ابطالی توضیح داده شد باید رعایت شود، یعنی تاریخ صورتحساب اصلاحی باید پس از تاریخ صورتحساب اصلی باشد. با صدور صورتحساب اصلاحی، میتوان مواردی مانند تعداد، مبلغ واحد و تخفیف‌ها را اصلاح نمود.توجه کنید نکته ی بسیار مهم در مورد صورتحساب های اصلاحی اگر یک صورتحساب اصلی صادر شده و سپس یک صورتحساب اصلاحی برای آن ثبت شود، در حالتی که واکنش صورتحساب الکترونیکی اصلاحی در انتظار واکنش خریدار باشد، نمی‌توان مجدداً صورتحساب اصلاحی دیگری یا صورتحساب برگشت از فروش روی آن صادر کرد.
برای انجام هرگونه اقدام ارجاعی روی این صورتحساب، باید ابتدا خریدار به صورتحساب اصلاحی پاسخ دهد (یعنی آن را تأیید یا رد کند). در صورتی که خریدار نیاز به ایجاد یک صورتحساب ارجاعی جدید داشته باشد، باید ابتدا صورتحساب اصلاحی را ابطال کند و سپس صورتحساب ارجاعی مدنظر خود را بر روی صورتحساب اصلی ثبت کند.
- اگر بخواهید روش تسویه (نقدی، نسیه یا ترکیب نقدی و نسیه) یا مبلغ صورتحساب را تغییر دهید، می‌توانید یک صورتحساب اصلاحی ایجاد کرده و آن را به کارپوشه خریدار ارسال کنید
- اگر صورتحساب از حد مجاز تعیین‌شده عبور کند، خریدار دیگر امکان تأیید آن صورتحساب را نخواهد داشت. بنابراین، پس از برطرف کردن این مشکل ( عبور ازحد مجاز)، باید یک صورتحساب اصلاحی بدون تغییر ایجاد کرده و آن را به کارپوشه خریدار ارسال کنید
در خصوص صورتحساب برگشت از فروش با یک مثال توضیح میدهیم:
وقتی شما برای اولین بار ۱۰۰ عدد از یک کالا را به خریدار می‌فروشید، باید یک صورتحساب الکترونیکی صادر کنید که این صورتحساب در سیستم ثبت می‌شود و در “کارپوشه” خریدار قرار می‌گیرد. حال اگر پس از مدتی ۲۰ عدد از این کالا برگشت داده شود، نیاز است یک صورتحساب برگشت از فروش جدید صادر شود. در این صورتحساب باید تعداد نهایی کالاهای مبادله‌شده که اکنون ۸۰ عدد است، ثبت شود. دلیل این کار این است که سامانه مودیان فقط آخرین صورتحساب ثبت‌شده را می‌خواند و قادر نیست تعداد نهایی را بر اساس فاکتور اولیه و برگشتی‌ها محاسبه کند. بنابراین، شما باید تعداد کالاهای فروش‌رفته را خودتان از کالاهای برگشتی کسر کرده و فاکتور برگشت از فروش را برای تعداد نهایی که واقعاً بین طرفین مبادله شده، یعنی ۸۰ عدد، صادر کنید.
حالا فرض کنید از این ۸۰ کالای باقی‌مانده، بعداً ۴۰ کالا دیگر هم برگشت داده شود. در این شرایط، باید یک صورتحساب برگشت از فروش جدید برای ۴۰ کالا صادر شود تا تعداد نهایی مبادله‌شده بین طرفین به ۴۰ عدد کاهش یابد. در این فاکتور دوم، شماره مالیاتی فاکتور برگشت از فروش قبلی به‌عنوان “صورتحساب مرجع” ثبت می‌شود تا مشخص باشد این برگشت مربوط به کدام فاکتور قبلی است.
به طور کلی، در هر مرحله که کالا برگشت داده می‌شود، شما باید تعداد واقعی کالاهای مبادله‌شده را محاسبه کرده و صورتحساب برگشت از فروش را با تعداد نهایی صادر کنید. این روش کمک می‌کند تا سامانه مودیان تعداد دقیق و نهایی کالای مبادله‌شده را بدون نیاز به محاسبات پیچیده ثبت و پیگیری کند. توجه کنید در الگوی صادرات نمی توان صورت حساب برگشت از فروش ثبت کرد، فقط می توانید صورتحساب اصلاحی و ابطالی ارسال کنید.
بدون دیدگاه