با اجرای قانون برنامه هفتم توسعه، از ابتدای سال ۱۴۰۴، دفاتر پلمپ فیزیکی از نظام مالیاتی ایران حذف شده و جای خود را به دفاتر تجاری الکترونیکی داده‌اند. این تغییر بزرگ، بر اساس ماده ۴ قانون برنامه هفتم و با همکاری سازمان ثبت اسناد و املاک کشور و سازمان امور مالیاتی به مرحله اجرا رسیده است.
از این پس، اشخاص حقوقی و اشخاص حقیقی مشمول گروه اول، موظف‌اند دفاتر قانونی خود را نه به‌صورت کاغذی، بلکه از طریق سامانه‌های آنلاین ثبت و بارگذاری کنند.
این تحول، به معنای پایان دوره تحریر دفاتر فیزیکی، مراجعه به پست و نگهداری دفترچه‌های کاغذی است. اما از طرفی دیگر، دقت و تسلط بیشتری را در فرایند دیجیتال‌سازی اطلاعات مالی می‌طلبد.
در این مقاله، مراحل پلمپ دفاتر الکترونیکی برای سال ۱۴۰۴ به‌صورت کامل، دقیق و کاربردی توضیح داده شده است. از ورود به سامانه ثبت شرکت‌ها گرفته تا بارگذاری فایل اکسل دفاتر در سامانه مالیاتی. اگر حسابدار، مشاور مالی یا مدیر مالی هستید، این راهنما برای شماست.
گام اول: ثبت درخواست پلمپ دفاتر به‌صورت الکترونیکی در سامانه ثبت شرکت‌ها
نقطه شروع فرآیند، ثبت رسمی درخواست پلمپ دفاتر قانونی به‌صورت الکترونیکی از طریق سامانه اداره ثبت شرکت‌ها به نشانی irsherkat.ssaa.ir است. این سامانه همان پلتفرمی‌ست که پیش‌تر برای پلمپ فیزیکی دفاتر نیز مورد استفاده قرار می‌گرفت، اما حالا با تغییرات جدید، کاملاً با سامانه مالیاتی یکپارچه شده است.لطفا توجه کنید سامانه ثبت شرکت‌ها وظیفه‌اش فقط پلمپ کردن دفاتر به‌صورت رسمی و قانونی است و به سازمان امور مالیاتی اطلاع می‌دهد که شخص یا شرکتی برای سال ۱۴۰۴ دفتر قانونی اش را پلمپ کرده است. در واقع کد رهگیری پلمپی که توی فایل اکسل باید درج کنیذ، فقط با ثبت‌نام در سامانه ثبت شرکت‌ها صادر می‌شود.
- مراحل ورود و شروع ثبت‌نام:
-
به آدرس رسمی سامانه ثبت شرکت‌ها مراجعه کنید.
-
از منوی اصلی سایت، گزینه‌ی پذیرش اظهارنامه پلمپ دفاتر الکترونیکی را انتخاب کنید.
-
در صفحه بازشده، نوع شخصیت حقوقی خود را انتخاب نمایید:
شخص حقیقی: برای صاحبان مشاغل انفرادی و آزاد
شخص حقوقی ثبت‌شده در اداره ثبت شرکت‌ها: برای شرکت‌ها، مؤسسات، تعاونی‌ها و سایر نهادهای ثبت‌شده
- اطلاعات مورد نیاز برای ثبت درخواست
برای اشخاص حقیقی:
-
شماره ملی متقاضی
-
شماره رهگیری پرونده مالیاتی (این کد را میتوانید از سامانه my.tax.gov.ir دریافت کنید.)
-
مشخصات شناسنامه‌ای کامل شامل: نام و نام خانوادگی، تاریخ تولد
-
اطلاعات تماس: شماره تلفن همراه و ثابت
-
تعیین سال مالی موردنظر: شما میتوانید سال مالی جاری یا سال مالی آتی را انتخاب کنید.
-
تاریخ شروع سال مالی نیز باید دقیق و طبق تقویم شمسی وارد شود (مثلاً ۱۴۰۴/۰۱/۰۱).
برای اشخاص حقوقی:
-
شناسه ملی شرکت (از طریق سامانه شناسه ملی یا روزنامه رسمی قابل بازیابی است)
-
شماره ثبت شرکت
-
کد پستی محل شرکت یا دفتر مرکزی
-
نشانی دقیق پستی
-
شماره رهگیری پرونده مالیاتی شرکت (از سامانه مالیاتی دریافت شود)
-
مشخصات امضاکننده اظهارنامه پلمپ: شخصی که قرار است در مرحله بعدی اظهارنامه را به‌صورت الکترونیکی امضا کند (نام، شماره ملی، تاریخ تولد)
نکته مهم درباره کد رهگیری مالیاتی: در نسخه جدید سامانه ثبت شرکت‌ها، سیستم به‌صورت خودکار اطلاعات واردشده را با پایگاه داده سازمان امور مالیاتی مقایسه و اعتبارسنجی می‌کند. اگر کد رهگیری مالیاتی صحیح وارد نشود یا شرکت هنوز در سامانه مالیاتی ثبت‌نام نکرده باشد، امکان ادامه فرآیند وجود نخواهد داشت
- پذیرش نهایی اظهارنامه
در انتهای این مرحله، متن رسمی اظهارنامه پلمپ الکترونیکی نمایش داده می‌شود. پس از مطالعه متن و تأیید محتوا، باید گزینه پذیرش نهایی را کلیک کنید. با این کار:
-
درخواست شما به‌صورت رسمی در سامانه ثبت می‌شود،
-
و آماده ورود به مراحل پرداخت هزینه و امضای الکترونیک می‌گردد
گام دوم: پرداخت هزینه و دریافت رسید پلمپ دفاتر
پس از آن‌که اظهارنامه پلمپ دفاتر الکترونیکی در سامانه ثبت شرکت‌ها (irsherkat.ssaa.ir) به‌صورت نهایی ثبت شد، سامانه شما را به مرحله پرداخت هدایت می‌کند. این بخش، معادل همان پرداخت هزینه پلمپ فیزیکی در گذشته است، با این تفاوت که حالا همه‌چیز آنلاین و بدون مراجعه حضوری انجام می‌شود
در حال حاضر، هزینه ثبت اظهارنامه پلمپ دفاتر الکترونیکی حدود ۵۰ هزار تومان است. این مبلغ ممکن است در آینده با تصویب سازمان ثبت، به‌روزرسانی شود. پرداخت از طریق درگاه پرداخت بانکی رسمی سامانه انجام می‌شود و نیاز به رمز دوم (رمز پویا) دارد.پس از پرداخت موفق، وضعیت درخواست شما در سامانه از پذیرش نهایی شده به پرداخت شده تغییر می‌یابد
به‌محض انجام تراکنش، گزینه‌ای برای دانلود رسید رسمی پرداخت در اختیار شما قرار می‌گیرد. این رسید شامل:
-
شماره پیگیری
-
نوع شخصیت (حقیقی/حقوقی)
-
شناسه ملی
-
مشخصات اظهارنامه
-
مبلغ پرداخت‌شده
-
تاریخ و ساعت پرداخت است
توصیه می‌شود این رسید را هم به‌صورت PDF ذخیره کرده و هم یک نسخه پرینت نگهداری کنید. چون ممکن است در مراحل بعدی از شما خواسته شود، یا در صورت بروز مشکل نیاز به استناد به آن داشته باشید. برخلاف گذشته که کاربران باید اظهارنامه را پرینت گرفته و از طریق اداره پست ارسال می‌کردند، در این نسخه از فرآیند پلمپ، همه‌چیز دیجیتال است و نیازی به ارسال هیچ مدرکی نیست. همین تغییر ساده، باعث صرفه‌جویی در زمان، هزینه و خطاهای احتمالی شده است.
گام سوم: امضای الکترونیکی اظهارنامه پلمپ
تا این مرحله، شما اطلاعات هویتی و مالیاتی خود را ثبت کرده‌اید، اظهارنامه را تکمیل و پرداخت را انجام داده‌اید. اما بدون امضای الکترونیکی اظهارنامه، هیچ‌یک از مراحل قبلی اعتبار قانونی نخواهند داشت.
بر اساس مقررات جدید، تنها زمانی پلمپ دفاتر الکترونیکی کامل و قابل استناد خواهد بود که اظهارنامه نهایی شده توسط یکی از افراد دارای صلاحیت (مثلاً مدیرعامل یا صاحب کسب‌وکار) با گواهی امضای دیجیتال (توکن) امضا شود.
این امضا مانند امضای حضوری پای یک سند رسمی عمل می‌کند و به‌نوعی تأیید نهایی و قطعی شما برای درخواست پلمپ محسوب می‌شود.برای امضای الکترونیکی نیاز دارید به: توکن گواهی امضای الکترونیکی معتبر (که معمولاً از مراکز صدور مجاز مانند مرکز ریشه صدور گواهی دیجیتال گرفته می‌شود)
چگونه اظهارنامه را امضا کنیم؟
- پس از ورود به سامانه ثبت شرکت‌ها، وارد بخش پیگیری درخواست‌ها شوید.
- با وارد کردن شناسه ملی و شماره پیگیری، به درخواست پلمپ خود دسترسی پیدا کنید
- گزینه امضای الکترونیکی اظهارنامه را انتخاب کنید
- توکن را به سیستم متصل کرده و از طریق نرم‌افزار امضاکننده، فرآیند امضا را انجام دهید
پس از امضای موفق، وضعیت اظهارنامه شما در سامانه به امضاشده تغییر می‌کند و پلمپ رسمی دفاتر شما در سامانه ثبت اسناد و املاک کشور ثبت نهایی خواهد شد
بعد از امضای الکترونیکی، دفاتر شما به‌صورت رسمی و قانونی برای سال مالیاتی موردنظر پلمپ‌شده تلقی می‌شوند. این اطلاعات به‌صورت خودکار برای سازمان امور مالیاتی ارسال شده و آماده مرحله بعدی یعنی آماده‌سازی و ارسال محتوای دفاتر در قالب فایل اکسل خواهد بود
گام چهارم: آماده‌سازی فایل اکسل دفاتر قانونی
تا اینجا، درخواست پلمپ را ثبت و امضای الکترونیکی را انجام داده‌اید. از این مرحله به بعد، دیگر خبری از دفتر فیزیکی، دفتر روزنامه چاپی یا تحریر با خودکار نیست. حالا تمامی اطلاعات مالی سال ۱۴۰۴ باید به‌صورت فایل اکسل، مطابق فرمت سازمان امور مالیاتی، آماده و بارگذاری شود
برای شروع، به سامانه my.tax.gov.ir وارد شوید و از طریق گزینه سامانه دفاتر تجاری الکترونیکی، فایل قالب اکسل را دانلود کنید.
این فایل شامل ستون‌های زیر است:
-
شماره سند
-
کد حساب کل و عنوان حساب کل
-
کد حساب معین و عنوان حساب معین
-
کد حساب تفصیلی و عنوان آن (در صورت وجود)
-
مبلغ بدهکار
-
مبلغ بستانکار
-
تاریخ سند (فرمت YYYY/MM/DD)
-
شرح سند
قالب اکسل باید دقیقاً به همین ترتیب و ساختار پر شود. هرگونه تغییر در نام ستون‌ها یا ترتیب آن‌ها باعث عدم پذیرش فایل توسط سامانه می‌شود. نرم‌افزارهای حسابداری معتبر، مانند نرم‌افزار حسابداری کاریا حساب، قابلیت گزارش‌گیری دفتر روزنامه یا دفتر کل با خروجی اکسل را دارند. اما اگر نرم افزار حسابداری شما این قابلیت را ندارد باید به صورت دستی اقدام به تکمیل اطلاعات نمائید.
نکات مهم در آماده‌سازی فایل اکسل
برای جلوگیری از خطاهای رایج هنگام آپلود، این موارد را رعایت کنید:
-
فقط یک شیت اکسل داشته باشید. تمام اطلاعات باید در همان صفحه اول وارد شود.
-
عنوان ستون‌ها دست‌نخورده باقی بماند. حتی یک فاصله اضافه یا تغییر در نام ستون باعث خطا می‌شود.
-
ستون‌های بدهکار و بستانکار فقط شامل اعداد باشند. بدون علامت، کاما، یا متن اضافی.
-
شرح سند باید کامل باشد. حاوی نام طرف حساب، علت رویداد مالی، و اطلاعات مرتبط با تراکنش.
-
تراز بودن فایل الزامی‌ست. مجموع ستون بدهکار باید با مجموع ستون بستانکار برابر باشد.
-
فرمت تاریخ را رعایت کنید. سال چهار رقمی و با علامت / مثلا:1404/02/20
-
اگر فایل بیش از ۱۰۰۰ ردیف دارد، باید به فرمت CSV ذخیره شود.
گام پنجم: بارگذاری فایل اکسل در سامانه دفاتر تجاری الکترونیکی
پس از آن‌که فایل اکسل یا CSV دفاتر قانونی را طبق فرمت مشخص‌شده آماده کردید، نوبت به بارگذاری آن در سامانه امور مالیاتی می‌رسد. این مرحله، دقیقاً معادل تحویل فیزیکی دفاتر قانونی در روش سنتی است و باید با نهایت دقت انجام شود
ورود به سامانه مالیاتی
-
وارد سایت my.tax.gov.ir شوید.
-
با اطلاعات مالیاتی خود وارد حساب کاربری شوید.
-
از منوی سمت راست، گزینه سامانه دفاتر تجاری الکترونیکی را انتخاب کنید.
مراحل بارگذاری فایل
در صفحه بارگذاری، این مراحل را به‌ترتیب انجام دهید:
1. انتخاب نوع فایل
-
اگر فایل شما کمتر از ۱۰۰۰ ردیف است، گزینه Excel را انتخاب کنید.
-
اگر بیشتر از ۱۰۰۰ ردیف دارید، باید گزینه CSV (Comma Separated Values) را انتخاب کرده و نوع جداکننده (Delimiter) را بر روی کاما (,) تنظیم کنید.
2. وارد کردن اطلاعات تکمیلی
-
سال مالیاتی: مثلاً ۱۴۰۴
-
کد رهگیری پلمپ دفاتر: این کد از مرحله ثبت در سامانه ثبت شرکت‌ها دریافت شده است.
-
تاریخ پایان گردش حساب‌ها: آخرین تاریخی که در فایل اکسل درج شده (مثلاً ۱۴۰۴/۱۲/۲۹)
-
تاریخ شروع محاسبه حساب‌ها به‌صورت خودکار مشخص خواهد شد (بر اساس سال مالی پلمپ شده)
3. انتخاب و بارگذاری فایل
فایل خود را انتخاب و بارگذاری کنید. سامانه پس از بارگذاری، به‌صورت خودکار ۱۰ ردیف اول فایل را به عنوان پیش‌نمایش به شما نمایش می‌دهد.در اینجا فرصت دارید یک بار دیگر صحت داده‌ها را بررسی کنید و مطمئن شوید ترتیب ستون‌ها، داده‌های بدهکار و بستانکار، و تاریخ‌ها دقیق و کامل هستند
ثبت نهایی و نتیجه بارگذاری
-
پس از بررسی پیش‌نمایش، روی ارسال نهایی کلیک کنید.
-
اگر همه چیز درست باشد، وضعیت فایل به بارگذاری موفق تغییر می‌یابد.
-
در غیر این صورت، سیستم با نمایش علامت هشدار (!) در کنار ردیف فایل، دلیل خطا را اعلام می‌کند (مثلاً: نامعتبر بودن فرمت تاریخ یا عدم تراز فایل). میتوانید فایل اصلاح‌شده را مجدداً بارگذاری کنید.
به صورت خلاصه از ابتدای سال ۱۴۰۴، پلمپ دفاتر قانونی برای اشخاص حقوقی و اشخاص حقیقی گروه اول، کاملاً الکترونیکی شده است. دیگر خبری از دریافت دفاتر فیزیکی، نوشتن با خودکار، تحویل به پست یا تأییدیه‌های دستی نیست. همه‌چیز در دو سامانه انجام می‌شود: سامانه ثبت شرکت‌ها برای ثبت و پلمپ رسمی، و سامانه مالیاتی my.tax.gov.ir برای ارسال محتوای دفاتر.
| گام | عنوان گام | شرح خلاصه | سامانه مربوطه |
|---|---|---|---|
| 1️⃣ | ثبت اظهارنامه پلمپ | ورود به irsherkat.ssaa.ir، انتخاب نوع شخص، تکمیل اطلاعات و ثبت نهایی اظهارنامه | سامانه ثبت شرکت‌ها |
| 2️⃣ | پرداخت هزینه پلمپ | پرداخت آنلاین هزینه (حدود ۵۰هزار تومان) و دریافت رسید رسمی | سامانه ثبت شرکت‌ها |
| 3️⃣ | امضای الکترونیکی اظهارنامه | تأیید رسمی اظهارنامه با استفاده از توکن امضای دیجیتال | سامانه ثبت شرکت‌ها |
| 4️⃣ | آماده‌سازی فایل اکسل دفاتر | استخراج داده‌های مالی از نرم‌افزار حسابداری و یا تکمیل دستی طبق قالب سازمان | روی سیستم شخصی |
| 5️⃣ | بارگذاری فایل در سامانه مالیاتی | ورود به my.tax.gov.ir، بارگذاری فایل و تأیید نهایی | سامانه امور مالیاتی |
نرم‌افزار حسابداری کاریا حساب خروجی مستقیم مطابق قالب اکسل دفاتر قانونی ارائه می‌دهد، تمام مراحل فنی برایتان بسیار آسان‌تر، سریع‌تر و بدون خطا خواهد بود. این یعنی بدون نیاز به اصلاح دستی فایل، تنها با چند کلیک میتوانید دفاتر را آماده و بارگذاری کنید.نرم افزارهای حسابداری کاریا حساب علاوه بر ثبت رویدادهای مالی و قابلیت خروجی اکسل برای دفاتر قانونی به سامانه مودیان نیز متصل می باشند و شما میتوانید به راحتی صورتحساب های خود را به سامانه مودیان ارسال کنید
بدون دیدگاه