خروجی اکسل دفاتر قانونی از نرم‌افزار حسابداری

تهیه فایل اکسل دفاتر قانونی برای بارگذاری در سامانه پلمپ، این روزها به یکی از دغدغه‌های جدی حسابداران و حتی صاحبان کسب‌وکار تبدیل شده است. با اجرایی شدن پلمپ الکترونیکی دفاتر از سال ۱۴۰۴، فرمت فایل‌های مالی باید کاملاً مطابق با استانداردهای سازمان امور مالیاتی باشد، بدون خطا و مغایرت با نمونه ی ساختار یافته

اما مشکل اینجاست: بسیاری از افراد یا با ساختار فایل اکسل دفاتر قانونی آشنایی کافی ندارند، یا در روند تنظیم، تراز و ارسال فایل با خطاهای ریز و درشت مواجه می‌شوند. کارهایی که در ظاهر ساده به‌نظر می‌رسند، مثل رعایت ترتیب ستون‌ها، تراز کردن بدهکار و بستانکار یا ثبت تاریخ‌ها، در عمل باعث سردرگمی و اتلاف وقت می‌شوند. اگر این فایل‌ها به‌درستی تنظیم نشوند، ممکن است دفاتر توسط سامانه رد شده، یا حتی جریمه‌هایی برای مودی مالیاتی در پی داشته باشد.

در چنین شرایطی، استفاده از یک نرم‌افزار حسابداری که قابلیت دریافت مستقیم خروجی اکسل استاندارد برای دفاتر قانونی را دارد، یک راه‌حل کاملاً کاربردی و مقرون‌به‌صرفه محسوب می‌شود. بدون نیاز به تنظیم دستی فایل، بدون نگرانی بابت قالب و فرمت، تنها با چند کلیک می‌توانید خروجی مورد تایید سامانه پلمپ را دریافت و بارگذاری کنید

در این مقاله، دقیقاً به بررسی همین موضوع می‌پردازیم:چرا خروجی اکسل از نرم‌افزار حسابداری، ساده‌ترین، سریع‌ترین و مطمئن‌ترین راه برای پلمپ دفاتر قانونی است  و چگونه می‌تواند وقت و هزینه شما را ذخیره کند.

چرا به خروجی اکسل استاندارد برای دفاتر قانونی نیاز داریم؟

با اجرای الزامات جدید سازمان امور مالیاتی برای پلمپ الکترونیکی دفاتر قانونی از سال ۱۴۰۴، دیگر امکان ارائه دفاتر به‌صورت فیزیکی وجود ندارد. تنها راه مورد تأیید، بارگذاری فایل دیجیتال دفاتر در سامانه دفاتر تجاری الکترونیکی است ، و این فایل باید دقیقاً مطابق با قالب رسمی اکسل (یا CSV) باشد که از سوی سازمان اعلام شده است.این یعنی نمیتوان از هر فایل اکسلی به عنوان خروجی استاندارد در سامانه استفاده کرد.فرقی نمی‌کند اطلاعات مالی شما چقدر دقیق باشد، اگر فایل خروجی شما از نظر ساختار فنی (مثل ترتیب ستون‌ها، نوع داده‌ها، فرمت تاریخ، تعداد شیت‌ها و…) با قالب رسمی مغایرت داشته باشد، سامانه آن را در هر صورت رد خواهد کرد.استفاده از فایل استاندارد خطر خطای انسانی را به حداقل می‌رساند،وقتی فایل را دستی بسازید، احتمال جا انداختن ستون، اشتباه در فرمول، وارد کردن تاریخ اشتباه یا به‌هم‌ریختگی ساختار بسیار زیاد است. اما در فایل استاندارد خروجی از نرم‌افزار حسابداری، همه چیز خودکار، دقیق و قابل اعتماد است.

روش‌های تهیه فایل اکسل برای دفاتر قانونی

وقتی بحث پلمپ الکترونیکی دفاتر قانونی پیش می‌آید، مهم‌ترین مرحله‌، آماده‌سازی فایل اکسل استاندارد برای بارگذاری در سامانه دفاتر تجاری الکترونیکی است. چرا که بعد از تهیه ی فایل اکسل تنها باید آن را در سامانه اپلود کنید. این فایل باید دقیقاً طبق قالب اعلام‌شده توسط سازمان امور مالیاتی تکمیل شود . کاربران برای تکمیل فایل اکسل مربوط به دفاتر قانونی می توانند از 3 راه زیر استفاده کنند

 تکمیل دستی فایل اکسل

در این روش، قالب خام فایل را از سامانه می توانید دریافت کنید، کاربر در این روش باید به‌صورت دستی اطلاعات را وارد کند. این کار اگرچه در ظاهر ساده است ، اما در عمل با چالش هایی همراه خواهد بود. حتی یک اشتباه ساده می‌تواند منجر به رد شدن دفاتر در سامانه شود. علاوه‌ بر این، زمان زیادی از کاربر گرفته می‌شود، به‌ویژه اگر با ساختار حسابداری آشنایی کافی نداشته باشد. اگر می خواهید خودتان فایل اکسل را تکمیل کنید ، توجه کنید:

• ستون‌ها نباید جابه‌جا شوند

• فقط باید یک شیت وجود داشته باشد

• جمع بدهکار و بستانکار باید دقیقاً مساوی باشد

• فرمت تاریخ باید دقیقاً YYYY/MM/DD باشد

• در صورت داشتن بیش از ۱۰۰۰ رکورد، فایل باید به CSV تبدیل شود

برون‌سپاری به شرکت‌های حسابداری

برخی کاربران ترجیح می‌دهند تهیه فایل را به شرکت‌های حسابداری یا مشاوران مالیاتی واگذار کنند. این روش اگرچه از نظر فنی قابل اعتمادنر است چرا که فایل ها توسط افراد متخصص تکمیل می شوند اما هزینه بر است و برای کسب‌وکارهای کوچک و متوسط، این روش چندان مقرون‌به‌صرفه نیست

استفاده از نرم‌افزار حسابداری با خروجی اکسل

از بین راه های تهیه ی فایل اکسل برای دفاتر قانونی به نظر استفاده از نرم افزارهایی که قابلیت خروجی گرفتن از دفاتر قانونی در قالب فایل اکسل را دارند بهترین و ساده ترین روش می باشد. همه چیز به‌صورت خودکار و دقیق انجام می‌شود و نیازی به تنطیمات دستی نمی باشد.فایل اکسلی که از نرم افزار حسابداری دریافت می شود استاندارد است و همه چیز در آن رعایت شده است ساختار فایل، فرمت تاریخ، ترتیب ستون‌ها و تراز بدهکار و بستانکار. کافی است فایل آماده را در سامانه بارگزاری کنید. این روش برای تمامی کاربران حتی افراد مبتدی نیز قابل استفاده است.خروجی را از نرم افزار حسابداری دریافت میکنید و در سامانه بارگزاری میکنید.

خروجی اکسل دفاتر قانونی از نرم‌افزار حسابداری کاریا حساب

تصور کنید به‌جای درگیری با فرمت ستون‌ها، فرمول‌ها و تراز گردش حساب‌ها، تنها با چند کلیک ساده، یک فایل اکسل آماده، استاندارد و تأییدشده توسط سامانه دفاتر تجاری الکترونیکی در اختیار داشته باشید. این دقیقاً همان قابلیتی‌ست که نرم‌افزار حسابداری کاریاحساب برای شما آماده کرده است.کافی‌ست پس از ورود به نرم‌افزار حسابداری کاریا حساب ، بازه مالی مورد نظر مثلاً سال ۱۴۰۳ یا ۱۴۰۴ را انتخاب کرده، سپس نوع دفتر مورد نظر کل یا روزنامه را مشخص کنید و گزینه دریافت خروجی دفاتر قانونی را بزنید. نرم‌افزار به‌صورت خودکار تمام اطلاعات لازم را با رعایت موارد استاندارد در قالب فایل اکسل استخراج می‌کند.

چون ساختار فایل بر اساس آخرین بخشنامه‌های رسمی و الگوهای فنی سامانه دفاتر تجاری طراحی شده است. سیستم به‌طور خودکار موارد مهمی مانند تراز بودن گردش حساب‌ها، نبود خطا در داده‌ها، و فرمت صحیح تاریخ‌ها را بررسی می‌کند. در نتیجه احتمال خطا به صفر می رسد.از جمله مزایا استفاده از نرم افزار حسابداری کاریا حساب که قابلیت خروجی دفاتر قانونی را دارد:

• در وقت خود صرفه‌جویی می‌کنید
• نیازی به پرداخت هزینه به شرکت های خدمات حسابداری بابت تهیه ی فایل دفاتر قانونی نمی باشد
• دیگر نگران رد شدن فایل و دردسرهای اصلاح آن نخواهید بود

جهت تهیه ی نرم افزار حسابداری کاریا حساب با این قابلیت کاربردی همین الان اقدام کنید