ساده‌ترین راه برای پلمپ الکترونیکی دفاتر قانونی

الزام پلمپ الکترونیکی دفاتر قانونی جرو اولین اخبار مالیاتی بود که در ابتدای سال 1404 منتشر شد. به این ترتیب پلمپ دفاتر کاغذی حذف شد و جای آن را سامانه دفاتر تجاری الکترونیکی گرفت. تا پیش از این، دفاتر قانونی به‌صورت فیزیکی (دفتر کل و دفتر روزنامه) تهیه و به تأیید اداره ثبت شرکت‌ها می‌رسید.الکترونیکی شدن دفاتر به معنی خداحافظی با کاغذبازی، صف‌های طولانی و هزینه‌های چاپ است. با اجرایی شدن این قانون ، تمامی اشخاص حقوقی و همچنین اشخاص حقیقی گروه اول، موظف‌اند اطلاعات دفاتر قانونی خود را در قالب فایل اکسل یا CSV، مطابق با استانداردی که سازمان مشخص کرده، در سامانه مالیاتی بارگذاری و پلمپ کنند.

اما اینکه چطور این روند اجرایی شود سوال بسیاری از حسابداران و کسب و کارها می باشد که چطور اطلاعات مالی خود را در قالب فایل اکسل یا CSV، مطابق با استانداردهای سامانه دفاتر تجاری، آماده و بارگذاری کنیم؟

به همین دلیل سازمان امور مالیاتی یک دوره ی 15 روزه ی آزمایشی را برای اشخاص در نطر گرفته بود تا بهتر با این روند آشنا شوند. حقیقتا بارگزاری فایل کار سختی نیست ولی تهیه ی فایل اکسل به روش استاندارد کاری نیست که از عهده ی تمامی افراد بربیاید. تهیه ی فایل اکسل مطابق با استاندارد سازمان توسط اشخاص ممکن است با خطاهایی رو به رو شود که اصلاح آنها وقت گیر است و در نهایت شاید با رد شدن مواجه شود

در چنین شرایطی، استفاده از یک نرم‌افزار حسابداری مجهز به قابلیت خروجی استاندارد دفاتر قانونی، می‌تواند ساده‌ترین، سریع‌ترین و مطمئن‌ترین راه برای انجام پلمپ دفاتر الکترونیکی باشد. این مقاله دقیقاً به همین موضوع می‌پردازد: اینکه چطور با یک راهکار هوشمند، خیال خود را از بابت پلمپ دفاتر راحت کنید و از دست خطاها و جرایم احتمالی در امان باشید

چالش‌های روش‌های سنتی در تهیه فایل پلمپ دفاتر قانونی

سامانه دفاتر تجاری الکترونیکی، قالب مشخصی را برای بارگذاری اطلاعات مالی تعریف کرده که در نگاه اول شاید ساده به‌نظر برسد، اما در عمل، پر از ریزه‌کاری و محدودیت است.پر کردن دستی فایل اکسل استاندارد کار ساده ای نیست، حتی افراد باتجربه نیز شاید بارها مجبور به ویرایش فایل خود شوند

هر خط از اطلاعات باید در یک شیت باشد، فرمت تاریخ دقیقاً به شکل YYYY/MM/DD تنظیم شود، گردش بدهکار و بستانکار دقیقاً برابر باشد و تنها یکی از آن‌ها در هر ردیف مقدار داشته باشد، ستون‌ها نباید جابه‌جا شوند، تعداد رکوردها در صورت بیش از ۱۰۰۰سلول باید به CSV تبدیل شوند و….. این یعنی کوچک‌ترین اشتباه، می‌تواند منجر به رد شدن دفاتر توسط سامانه شود. به این ترتیب وقت، انرژی و تمرکز تیم مالی تحت تاثیر این روند پر از پالش قرار میگیرد.

اینجاست که اکثر کاربران به این نتیجه می‌رسند که پر کردن دستی فایل پلمپ، اگرچه رایگان است، اما در عمل هزینه‌های پنهانی دارد: زمان از دست رفته، استرس و احتمالا جریمه‌های مالیاتی.

استفاده از خدمات حسابداری برای تهیه ی فایل اکسل

وقتی آماده‌سازی فایل اکسل پلمپ دفاتر قانونی وقت‌گیر می‌شود، طبیعی است که بسیاری از کسب‌وکارها به سراغ شرکت‌خدمات حسابداری بروند. این شرکت‌ها به قالب‌ها و استانداردهای فنی سامانه دفاتر تجاری مسلط هستند و می‌توانند فایل مورد نیاز را به‌درستی آماده کرده و بارگذاری کنند.

در نگاه اول، این یک راه امن و مطمئن به‌نظر می‌رسد، چون احتمال خطا کاهش می‌یابد و بار مسئولیت از دوش تیم حسابداری داخلی برداشته می‌شود. اما این روش، چندان مقرون‌به‌صرفه نیست. هزینه‌های چنین خدماتی معمولاً به‌صورت جداگانه دریافت می‌شود و با توجه به نوع کسب‌وکار و حجم اسناد، ممکن است رقم قابل‌توجهی شود ، به‌خصوص برای شرکت‌های کوچک یا کسب‌وکارهای نوپا که به‌دنبال کاهش هزینه‌های جاری هستند این هزینه ها گزاف است

دوم، شما در این روش باید برای هر بار تهیه فایل جدید، ویرایش یا ارسال مجدد،توسط شرکت حسابداری انجام شود، این یعنی وابستگی به عوامل بیرونی و محدود شدن در کنترل مستقیم روی فرآیند پلمپ دفاتر.در نتیجه، اگرچه استفاده از خدمات حسابداری در ظاهر بدون دردسر به‌نظر می‌رسد، اما برای بسیاری از کسب‌وکارها در دراز مدت هزینه های گزافی را به همراه خواهد داشت

نرم‌افزار حسابداری با خروجی اکسل به عنوان ساده ترین روش

تا اینجا به پیچیدگی و خطاهایی که پر کردن فایل اکسل دفاتر قانونی به صورت دستی دارد و هم چنین پر هزینه بود استفاده از خدمات شرکت حسابداری اشاره کردیم. بهترین روش، استفاده از ابزاریست که تمام این مراحل را به‌صورت خودکار و بدون خطا انجام دهد. اینجاست که نقش یک نرم‌افزار حسابداری هوشمند با قابلیت تولید خروجی اکسل برای دفاتر قانونی برجسته می‌شود.

نرم‌افزار حسابداری کاریا حساب به‌طور خاص با در نظر گرفتن الزامات قانونی پلمپ دفاتر طراحی شده است. در این نرم‌افزار، کاربر تنها با چند کلیک ساده می‌تواند اطلاعات دفاتر خود را انتخاب کرده و خروجی استاندارد اکسل یا CSV تولید کند. از جمله مزایای استفاده از این روش میتوان به :

سازگاری کامل با فرمت رسمی سامانه اشاره کرد ، فایل خروجی دقیقاً مطابق با قالب منتشرشده توسط سامانه دفاتر تجاری الکترونیکی است.نرم‌افزار به‌صورت خودکار مقادیر را بررسی می‌کند ، این کار باعث کاهش خطا و جلوگیری از رد دفاتر می شود.بدون نیاز به مشاور، بدون پرداخت هزینه جداگانه به شرکت‌های حسابداری و بدون صرف ساعت‌ها برای ویرایش فایل. تنها در چند دقیقه، فایل آماده‌ ارسال به سامانه است ، استفاده از این روش موجب صرفه‌جویی در زمان و هزینه شما می شود.رابط کاربری نرم‌افزار طوری طراحی شده که حتی کاربران مبتدی هم بتوانند به‌راحتی فایل خروجی خود را تهیه کنند. نیازی به دانش پیشرفته حسابداری یا آشنایی با ساختار فایل‌های مالی نیست

بنابراین اگر به‌دنبال روشی سریع، بدون خطا و بدون وابستگی برای پلمپ دفاتر قانونی خود هستید، استفاده از نرم‌افزار حسابداری کاریا حساب ساده‌ترین راهی‌ست که می‌توانید انتخاب کنید

جهت تهیه ی نرم افزارحسابداری کاریا حساب با قابلیت خروجی اکسل دفاتر تجاری به همراه ماژول نرم افزار واسط جهت ارسال صورتحساب های الکترونیکی همین حالا اقدام کنید.با خرید نرم ازفرا حسابدرای کاریا حساب یک خرید هوشمندانه خواهید داشت و یا یک تیز 3 نشان خواهید زد