کد رهگیری پلمپ دفاتر چیست و از کجا باید آن را تهیه کرد؟

از ابتدای سال ۱۴۰۴، یکی از مهم‌ترین تغییرات در فرآیندهای مالیاتی، حذف دفاتر فیزیکی و جایگزینی آن‌ها با دفاتر الکترونیکی بوده است. این تغییر بر اساس ماده ۴ قانون برنامه هفتم توسعه اجرایی شده و در نتیجه آن، دیگر خبری از دفتر روزنامه و کل کاغذی نیست. مودیان (چه اشخاص حقیقی گروه اول و چه اشخاص حقوقی) از این پس باید اطلاعات مالی خود را به‌صورت فایل اکسل، مطابق با فرمت استاندارد، در سامانه دفاتر تجاری الکترونیکی سازمان امور مالیاتی ثبت کنند.

در این فرآیند جدید، دریافت کد رهگیری پلمپ دفاتر یکی از اولین و مهم‌ترین گام‌هاست. بدون این کد، حتی اگر اطلاعات حسابداری شما کاملاً آماده باشد، امکان بارگذاری فایل دفاتر قانونی در سامانه وجود نخواهد داشت. این کد نه‌تنها هویت مالیاتی شما را به سازمان ثبت اسناد و امور مالیاتی متصل می‌کند، بلکه در ادامه مسیر (از ارسال فایل اکسل گرفته تا بررسی نهایی سازمان) نقش محوری دارد.

در این مقاله، دقیق و مرحله‌به‌مرحله توضیح می‌دهیم که کد رهگیری پلمپ دقیقاً چیست، چرا اهمیت دارد و از کجا و چگونه باید آن را دریافت کنید. اگر در مسیر ثبت دفاتر الکترونیکی هستید، این راهنما می‌تواند مسیرتان را هموار کند و از بروز خطاهای متداول جلوگیری کند. پس با ما تا انتهای مقاله همراه باشید

کد رهگیری پلمپ دفاتر چیست؟

در فرآیند جدید پلمپ دفاتر قانونی به شیوه الکترونیکی، کد رهگیری پلمپ مانند یک شناسه منحصربه‌فرد عمل می‌کند که درخواست شما را در سامانه ثبت شرکت‌ها و در عین حال نزد سازمان امور مالیاتی قابل ردیابی و تأیید می‌سازد.

زمانی که شما از طریق سامانه ثبت شرکت‌ها (irsherkat.ssaa.ir) اقدام به ثبت اظهارنامه پلمپ دفاتر الکترونیکی می‌کنید، در انتهای فرآیند و پس از تأیید اطلاعات، پرداخت هزینه و زدن گزینه  پذیرش نهایی، سامانه یک شماره پیگیری به شما می‌دهد که به آن کد رهگیری پلمپ دفاتر گفته می‌شود.

این کد، دقیقاً همان چیزی است که بعداً در زمان ارسال فایل اکسل دفاتر قانونی (در سامانه my.tax.gov.ir) باید وارد کنید تا ارتباط بین ثبت دفاتر و اطلاعات مالیاتی برقرار شود. در واقع بدون این کد، امکان ارسال فایل‌های اکسل به سازمان امور مالیاتی وجود نخواهد داشت.پس حتماً هنگام ثبت درخواست پلمپ، کد رهگیری را یادداشت و ذخیره کنید، چرا که در مراحل بعدی (امضای الکترونیک، ارسال فایل اکسل، اصلاح یا پیگیری وضعیت) دقیقاً به همین کد نیاز خواهید داشت

از کجا باید کد رهگیری پلمپ دفاتر را دریافت کنیم؟

برای دریافت کد رهگیری، ابتدا باید فرایند ثبت اظهارنامه پلمپ دفاتر الکترونیکی را از طریق سامانه ثبت شرکت‌ها به آدرس https://irsherkat.ssaa.ir/ انجام دهید. بعد از ورود به سایت، مراحل زیر را به ترتیب طی کنید:

1. از منوی سمت راست سایت، روی گزینه ی پذیرش اظهارنامه پلمپ دفاتر الکترونیکی کلیک کنید. سپس باید تعیین کنید متقاضی پلمپ چه نوع شخصی است.حقیقی یا حقوقی
2. بسته به نوع شخصیت، اطلاعات پایه متقاضی باید وارد شود.

   برای اشخاص حقیقی:

   • شماره ملی

   • شماره رهگیری پرونده مالیاتی (از سایت my.tax.gov.ir)

   • اطلاعات شناسنامه‌ای و تماس (نام، تاریخ تولد، شماره تماس)

   • انتخاب سال مالی (مثلاً سال مالی آتی ۱۴۰۴)

   برای اشخاص حقوقی:

   • شناسه ملی شرکت

   • شماره ثبت

   • نشانی و کد پستی (طبق آخرین روزنامه رسمی)

   • مشخصات امضاکننده اظهارنامه

   • شماره رهگیری پرونده مالیاتی شرکت

3. بعد از ورود اطلاعات، مطالعه متن اظهارنامه و انتخاب گزینه تأیید و پذیرش نهایی، سامانه برای شما یک شماره پیگیری (کد رهگیری) صادر می‌کند.

دقت کنید که از سال ۱۴۰۳، سازمان ثبت شرکت‌ها به سامانه مالیاتی متصل شده و برای تأیید نهایی اظهارنامه، باید وضعیت ثبت‌نام مالیاتی شما در سازمان امور مالیاتی مشخص باشد. به همین دلیل، وارد کردن شماره رهگیری پرونده مالیاتی اکنون اجباری شده است.

در چه جاهایی به کد رهگیری پلمپ دفاتر نیاز داریم؟

کد رهگیری پلمپ دفاتر فقط یک کد ساده نیست. این کد به‌نوعی سند رسمی شما برای ورود به فرآیند ثبت و ارسال دفاتر قانونی به‌صورت الکترونیکی محسوب می‌شود. هرجایی که بخواهید مدارک، اطلاعات یا فایل‌های مربوط به دفاتر را در اختیار سازمان امور مالیاتی قرار دهید، به این کد نیاز دارید

از جمله موارد استفاده از کد رهگیری :

ارسال فایل اکسل دفاتر قانونی در سامانه امور مالیاتی

پس از آنکه دفاتر را در سامانه ثبت شرکت‌ها پلمپ کردید، باید اطلاعات مالی مربوط به همان سال را در قالب یک فایل اکسل استاندارد تهیه کرده و در سامانه دفاتر تجاری الکترونیکی سازمان مالیاتی (my.tax.gov.ir) بارگذاری کنید.در فرم بارگذاری، یکی از فیلدهای ضروری کد رهگیری پلمپ است. بدون این کد، اجازه ارسال داده‌ها را نخواهید داشت

امضای الکترونیکی اظهارنامه پلمپ

در مرحله بعد از ثبت اظهارنامه، زمانی که می‌خواهید آن را امضا کنید، کد رهگیری نقش کلیدی ایفا می‌کند. چون سیستم با این کد، شما را شناسایی کرده و اجازه امضای الکترونیکی را صادر می‌کند

پیگیری وضعیت درخواست پلمپ در سامانه ثبت شرکت‌ها

اگر به هر دلیلی نیاز باشد که وضعیت درخواست خود را بررسی کنید یا مشکلی در روند ثبت پیش آمده باشد، تنها راه دسترسی مجدد به اطلاعات، استفاده از شناسه ملی و کد رهگیری در بخش پیگیری درخواست است

در صورت نیاز به اصلاح یا تغییر اطلاعات ثبت‌شده

گاهی ممکن است در اطلاعات اولیه اشتباهی رخ دهد. برای ویرایش اطلاعات اظهارنامه (تا قبل از امضای نهایی)، باید از طریق همان کد رهگیری وارد بخش ویرایش شوید

نقش کد رهگیری در فرآیند دفاتر قانونی الکترونیکی

با حذف دفاتر فیزیکی تمام رویدادهای مالی باید به‌صورت دیجیتال ثبت و در قالب یک فایل اکسل به سازمان امور مالیاتی ارسال شود. فایل اکسل یا باید به صورت دستی تکمیل شود و یا میتوان از طریق نرم افزارهای حسابداری که قابلیت خروجی اکسل دفاتر قانونی را دارند، همچون نرم افزار حسابدرای کاریا حساب استفاده کرد . در این مسیر، کد رهگیری پلمپ دقیقاً نقطه اتصال بین دو سامانه سامانه ثبت شرکت‌ها (برای پلمپ دفاتر) و سامانه امور مالیاتی (برای ارسال اطلاعات دفاتر) می باشد. بعد از دریافت کد رهگیری پلمپ در سامانه ثبت شرکت‌ها، زمانی که خواستید فایل اکسل دفاتر روزنامه و کل در سامانه در سامانه my.tax.gov.ir بارگزاری کنید باید همین کد را وارد کنید تا سیستم متوجه شود این فایل مربوط به کدام پلمپ ثبت‌شده است.در واقع کد رهگیری پلمپ، کلید اصلی ورود شما به تمامی فرآیندهای مرتبط با دفاتر قانونی الکترونیکی است. از زمان ثبت اولیه تا ارسال اطلاعات نهایی و حتی در موارد پیگیری یا ویرایش، همه چیز به این کد وابسته است.

در صورتی که تکمیل دستی اطلاعات در فایل اکسل برای شما دشوار و زمان بر می باشد میتوانید اقدام به تهیه ی نرم افزار حسابداری کاریا حساب نمائید ، نرم افزارهای حسابداری کاریا حساب قابلیت خروجی اکسل از دفاتر قانونی را دارد ، همچنین نرم افزارهای حسابداری به سامانه مودیان متصل هستند و شما قادر به ارسال صورت حساب های خود به سامانه مودیان خواهید بود تنها با چند کلیک.